Dokumen Stock Opname yang Wajib Ada!

Dokumen Stock Opname yang Wajib Ada! – Perhitungan persediaan atau stock opname merupakan salah satu teknik pengendalian barang dalam bisnis usaha perdagangan. Stock opname dilakukan untuk mengontrol kesesuaian antara jumlah barang fisik dengan catatan pembukuan atau data di sistem.

Dengan melakukan perhitungan tersebut, kita dapat mengetahui adakah kesalahan dalam pencatatan persediaan barang saat terjadi barang masuk atau barang keluar. Stock opname pun juga dapat mencegah kecurangan.

Agar pelaksanaan kegiatan satu ini menjadi lebih mudah, tentunya diperlukan dokumen pencatatan dan beberapa cara melakukan stock opname secara efektif. Apa sajakah dokumen yang dibutuhkan saat melakukan stock opname? Dan bagaimanakah tips melakukan stock opname secara efektif?

Simak informasi lengkapnya di bawah ini.

5 Dokumen Stock Opname yang Wajib Ada

Menurut Ma’ruf (2007), untuk melakukan stock opname dengan baik, diperlukan beberapa dokumen pelengkap sebagai bukti pencatatan. Di antaranya adalah :

1. Dokumen Stock Opname : Kartu Barang/Kartu Persediaan

Dokumen stock opname satu ini memberikan informasi spesifik terkait pergerakan suatu barang sejenis. Sehingga dokumen ini diperlukan pada saat karyawan ingin melihat aktivitas suatu barang dengan mudah karena khusus menyediakan informasi tentang suatu barang tertentu.

2. Dokumen Stock Opname : Bukti Barang Masuk

Merupakan catatan yang berisi informasi tentang supplier penyedia barang berasal, harga awal dan kategori lainnya yang dimiliki suatu barang. Dokumen ini dapat digunakan untuk mencocokkan data pembukuan dengan barang yang ada di gudang.

3. Dokumen Stock Opname : Bukti Barang Keluar

Bukti catatan barang keluar adalah catatan yang berisi informasi tentang tanggal, jumlah, harga, dan kemana barang persediaan tersebut berpindah tangan atau dijual.

4. Dokumen Stock Opname : Bukti Keluar Masuk Barang

Dokumen stock opname yang ini digunakan pada saat ingin melihat data pencatatan barang yang masuk atau keluar secara lengkap dibandingkan dengan kedua dokumen stock opname sebelumnya.

5. Dokumen Stock Opname : Kartu Count Tag

Kartu ini digunakan pada saat terjadi pelaksanaan stock opname. Berisi informasi tentang nama barang, tipe barang, lokasi barang, dan lokasi kosong untuk jumlah, jenis kemasan satuan, tanda tangan orang gudang, non gudang, dan auditor.

Pada pelaksanaannya, kartu count tag ini dibuat dua rangkap, di mana yang asli diberikan kepada tim admin dan copy-count tag akan ditempelkan pada barang yang sudah dihitung. Dan pada tahapan terakhir, dibutuhkan juga berita acara stock opname persediaan barang.

Tips Melakukan Stock Opname yang Efektif

Kegiatan stock opname selalu membutuhkan beberapa perhatian dan waktu secara khusus, agar kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Selain menyiapkan dokumen stock opname yang tepat, berikut ini beberapa tips yang dapat Anda terapkan saat melakukan stock opname.

Tentukan Waktu yang Tepat

Stock opname biasanya membutuhkan waktu yang lumayan lama. Yaitu sekitar 2-5 jam untuk melakukan pengecekan inventaris dalam sebuah bisnis.

Sehingga pilihlah waktu yang tepat untuk melakukannya. Karena semakin besar jumlah inventaris yang ada, semakin lama pula waktu yang akan Anda butuhkan. Pada umumnya, stock opname dilakukan saat suatu bisnis sedang tidak beroperasi. Misalnya pada pagi hari sebelum toko buka, atau malam hari setelah toko tutup.

Jika sebuah bisnis toko memiliki hari libur secara teratur, misalnya 1 minggu sekali, maka stock opname lebih baik dilakukan saat hari libur tersebut. Jangan melakukan stock opname pada jam operasional bisnis. Selain berpotensi menganggu keberlangsungan operasional, kesalahan perhitungan persediaan atau barang inventaris juga sangat rentan terjadi.

Lakukan Stock Opname Secara Rutin

Hal lain yang perlu diperhatikan dalam melakukan stock opname adalah sangat perlu untuk dijadwalkan dan dilakukan secara berkala dan rutin.

Dengan menjadwalkan stock opname secara rutin, akan lebih mudah bagi Anda untuk menemukan atau kecurangan dalam persediaan stok barang yang Anda miliki. Sehingga menghindari kemungkinan terjadinya kerugian atau selisih barang sedini mungkin.

Kelompokkan Persediaan yang Anda Analisis

Lakukan pengelompokkan persediaan di gudang berdasarkan kategori dari produk itu sendiri. Anda dapat mengatur barang yang pertama masuk pada posisi yang lebih mudah diambil.

Pengelompokkan persediaan barang dengan prinsip ini sering dikenal dengan sebutan First In First Out atau FIFO. Anda juga bisa mengelompokkan produk diletakkan berdasarkan yang paling laris. Keuntungan dari pengelompokkan ini adalah untuk menghindari terjadinya kerusakan persediaan, sekaligus mempermudah proses stock opname.

Lakukan Pembagian Tugas, Gunakan Daftar Nama Persediaan

Lakukan pembagian tugas stock opname kepada karyawan dalam beberapa kelompok untuk melakukan penghitungan persediaan. Misalnya, bagi ke dalam beberapa kelompok karyawan, lalu lakukan perhitungan ke beberapa lokasi yang berbeda.

Untuk menghindari penulisan nama yang keliru, berilah daftar nama inventaris kepada karyawan yang bertugas melakukan pencatatan. Anda dapat meminta karyawan untuk bertanya terlebih dahulu jika ada dokumen atau barang yang tidak mereka kenali ketika melakukan stock opname, agar tidak salah dalam melakukan pencatatan.

Anda juga dapat memberikan dokumen form pengisian stock opname kepada karyawan yang bertugas untuk mencatat, agar tidak keliru dan lebih rapih dalam melakukan pencatatan. Penggunaan daftar nama persediaan juga dapat menghindari potensi kesalahan input data persediaan double.

Lakukan Secara Teliti

Jangan hanya mengestimasi, pastikan Anda telah melakukan perhitungan fisik terhadap seluruh persediaan gudang yang ada.

Jika barang-barang tersebut berada di dalam kardus, cek satu per satu kardus tersebut. Baik dari merek, kualitas, maupun kuantitasnya. Pastikan agar seluruh persediaan sesuai dengan kondisi dan kuantitas yang seharusnya.

Lakukan Pencatatan Hasil Stock Opname ke Komputer

Sistem komputerisasi akan sangat membantu dalam menjaga data-data penting agar tidak hilang.

Dengan mengetahui jumlah fisik barang yang sebenarnya, Anda dapat mengetahui berapa jumlah barang inventaris yang harus diganti, baik karena hilang, pecah, maupun rusak. Biasakan untuk selalu melakukan penginputan data persediaan ke komputer.

Gunakan dukungan seperti software toko seperti IPOS untuk mempermudah proses komputerisasi stock opname.

IPOS akan memudahkan Anda untuk melakukan integrasi terhadap pencatatan stok, penyimpanan multi lokasi, penggabungan stok, dan melakukan penyesuaian stok barang. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah melakukan stock opname dengan jumlah persediaan secara realtime di luar proses stock opname yang dilakukan perusahaan.

Coba gratis IPOS di sini.

Kata kunci : Aplikasi Toko Ritel dan Grosir, Software Toko dan Grosir, Software Toko Lengkap, Software Toko Murah, Software Kasir, Aplikasi Kasir, Software Toko IPOS, IPOS 5, IPOS 4