Skip to content 
Dokumentasi Ternyata Penting untuk Perusahaan, Apa Fungsinya? – Mungkin sebagian dari Anda telah mengetahui bahwa dokumentasi mencakup semua aspek yang terkait dengan tugas administratif, seperti mencatat, membuat laporan, dan menyimpan dokumen. Jadi, apa sebenarnya yang dimaksud dengan dokumentasi? Dan mengapa perusahaan memerlukannya?
Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas makna dokumentasi secara menyeluruh. Mulai dari tujuannya, jenis-jenisnya, dan juga memberikan contoh-contohnya. Jadi, pastikan Anda menyimak dengan seksama pembahasan mengenai dokumentasi ini sampai selesai.
Table of Contents
Pengertian Dokumentasi
Dasar dari istilah dokumentasi sendiri berasal dari bahasa Inggris, yaitu documentation. Dikutip dari situs resmi Oxford Dictionaries, terdapat dua konsep utama mengenai dokumentasi.
Pertama, dapat diartikan sebagai penyajian informasi atau bukti resmi yang berguna untuk pencatatan. Kedua, dokumentasi merupakan upaya untuk mencatat dan mengklasifikasikan informasi dalam berbagai bentuk seperti tulisan, foto, video, dan lain sebagainya.
Dari definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa dokumentasi adalah proses sistematis dalam mengumpulkan, menggunakan, menyelidiki, menghimpun, dan menyediakan dokumen untuk mendapatkan pengetahuan, informasi, dan bukti yang diperlukan. Dokumentasi juga merupakan kegiatan untuk menyediakan berbagai dokumen dengan mengandalkan bukti yang akurat, yang dicatat dari berbagai sumber.
Meskipun ada yang menganggap dokumentasi serupa dengan arsip dalam konteks perpustakaan, namun keduanya memiliki perbedaan yang jelas. Sebagian ahli bahkan menegaskan bahwa dokumentasi adalah pengumpulan dokumen terkait suatu subjek tertentu. Sebagai contoh, data yang dihasilkan dari proses ini dapat digunakan untuk mengenalkan perusahaan kepada karyawan baru secara menyeluruh. Oleh karena itu, dokumentasi memiliki peran penting dalam proses administrasi di dunia bisnis.
Fungsi Dokumentasi
Dokumentasi memiliki fungsi yang terbagi menjadi fungsi secara umum dan fungsi dalam suatu perusahaan.
Fungsi Dokumen secara Umum
Secara keseluruhan, fungsi dokumentasi adalah memberikan informasi tentnag isi dokumen kepada pengguna, menyediakan alat bukti dan data yang akurat terkait dengan informasi di dokumen tersebut, menjaga dan mengamankan isi fisik dokumen, serta mencegah kerusakan dokumen.
Selain itu, fungsi dokumen juga mencakup penggunaan dokumen sebagai bahan penelitian oleh ilmuwan, penignkatan koleksi dokumen nasional, dan data yang terdapat dalam dokumen.
Fungsi Dokumentasi untuk Perusahaan
Dokumentasi memainkan berbagai fungsi penting dalam operasi perusahaan. Kegiatan ini berfungsi sebagai memori perusahaan yang membantu dalam menjaga kontinuitasnya, mendukung penerapan kebijakan, perencanaan, dan pengawasan perusahaan.
Selain itu, dokumentasi juga berfungsi sebagai alat pembuktian, referensi historis, sumber informasi keuangan, panduan, panduan orientasi bagi karyawan baru, dan sebagai cara untuk menjaga hubungan baik dengan masyarakat, terutama klien perusahaan.
Peranan dan Tujuan Dokumentasi
Dari penjelasan sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa tujuan utama dari dokumentasi adalah memperoleh pengetahuan, informasi, dan bukti otentik terkait dengan suatu subjek. Sedangkan peran dokumentasi dapat dijabarkan sebagai berikut :
- Membantu dalam pelayanan terkait dengan dokumentasi.
- Menghasilkan jurnal atau publikasi yang berkaitan dengan dokumentasi.
- Mendukung pengembangan ilmu pengetahuan melalui dokumentasi.
- Membuat dan mengembangkan metode pengelolaan dokumen.
- Membuat katalog atau daftar yang merinci informasi mengenai dokumen yang ada.
Tugas dan Kegiatan Dokumentasi
Tugas dokumentasi mencakup beberapa hal, seperti :
- Mengumpulkan dan mencari bahan yang diperlukan.
- Mencatat dan mengelola dokumen dengan cermat.
- Menerbitkan dan menyebarkan dokumen yang relevan untuk kepentingan publik.
- Melakukan pengarsipan dokumen untuk memastikan penyimpanan yang teratur dan aman.
Contoh Dokumentasi dalam Bisnis
Email dan Memorandum
Memang benar, sebelum email menjadi sangat populer, memorandum (memo) adalah sarana komunikasi yang umum digunakan di tempat kerja. Memo digunakan oleh para karyawan untuk berinteraksi secara internal di perusahaan, mengirim pesan-pesan penting, memberikan instruksi, atau menyampaikan informasi rahasia atau penting kepada rekan kerja.
Meskipun email telah menggantikan sebagian besar fungsi komunikasi yang sebelumnya dilakukan melalui memo, namun memo masih tetap digunakan untuk beberapa keperluan tertentu yang membutuhkan kerahasiaan atau kejelasan yang tinggi, terutama terkait dengan filing (pengarsipan) informasi penting dan rahasia perusahaan. Hal ini karena memo sering dianggap lebih aman daripada email dalam menyampaikan informasi rahasia atau sensitif karena tidak melalui jaringan internet yang terbuka dan lebih terkendali aksesnya.
Business Letters
Surat bisnis atau business letters merupakan sarana komunikasi yang penting dalam hubungan dengan pihak eksternal perusahaan seperti konsumen, kolega di luar perusahaan, pemerintah, calon karyawan, pihak profesional, dan lain sebagainya. Surat bisnis digunakan untuk berbagai tujuan seperti mengirim penawaran, memberikan informasi, mengonfirmasi pesanan, dan bebarbagi keperluan komunikasi lainnya.
Dengan kemajuan teknologi, pengiriman surat bisnis lebih sering dilakukan melalui email dibandingkan dengan surat fisik yang dikirim melalui pos. Hal ini disebabkan oleh kecepatan pengiriman, efisiensi biaya, kemudahan akses, dan berbagai keuntungan lainnya yang ditawarkan oleh email. Selain itu, email juga memungkinkan penambahan lampiran seperti dokumen atau presentasi yang relevan dengan isi surat bisnis tersebut. Namun, walaupun lebih sering menggunakan email, beberapa situasi khusus atau kebutuhan tertentu masih membutuhkan penggunaan surat bisnis fisik yang resmi dan formal.
Business Report
Business report memiliki format yang lebih formal dan rinci dibandingkan dengan surat bisnis atau memo. Biasanya business report mencakup berbagai informasi penting seperti data finansial, laporan penjualan, rencana pemasaran, analisis kompetitor, dan rencana strategis. Termasuk beberapa informasi lainnya yang relevan dengan kinerja dan strategis bisnis perusahaan.
Business report juga dikenal dengan kecenderungannya untuk menyajikan informasi secara visual dengan tambahan chart, statistik, gambar, contoh kasus, grafik, dan diagram lainnya. Hal ini bertujuan untuk memberikan pemahaman yang lebih jelas dan komprehensif kepada pembaca mengenai kondisi dan kinerja perusahaan.
Biasanya business report ditujukan kepada pihak-pihak eksternal seperti investor, pemegang saham, lembaga keuangan, atau pihak lain yang tertarik untuk mengetahui detail-detail dan analisis mendalam terkait dengan kinerja dan arah bisnis perusahaan.
Dokumen Transaksi
Dokumen transaksi adalah bagian penting dari proses bisnis yang membantu dalam menghemat waktu dan memperlancar transaksi. Meliputi berbagai dokumen seperti invoice (faktur), purchase order, kontrak, kuitansi, dan dokumen-dokumen lainnya yang berkaitan dengan proses transaksi bisnis. Penggunaan dokumen transaksi yang baik dan efektif memungkinkan perusahaan untuk menyusun catatan transaksi dengan rapi, mengurangi potensi kesalahan atau kesalahpahaman, memfasilitasi proses pembayaran, dan mendukung transparansi dalam hubungan bisnis dengan pihak eksternal seperti pelanggan, pemasok, atau mitra bisnis lainnya.
Dengan memiliki dokumen transaksi yang lengkap dan teratur, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan kepatuhan terhadap prosedur dan peraturan yang berlaku dalam melakukan transaksi bisnis.
Dokumen Finansial
Dokumen finansial meliputi berbagai laporan keuangan seperti laporan keuangan, laporan gaji (payroll), proposal, laporan pajak, dan lain sebagainya. Laporan-laporan ini digunakan untuk mengevaluasi kondisi keuangan perusahaan, mengukur apakah perusahaan menghasilkan laba atau mengalami kerugian. Proses dokumentasi memang merupakan hal yang sederhana namun memakan waktu. Oleh karena itu, ketika memulai bisnis, penting untuk memiliki sistem administrasi dan dokumentasi yang tepat dan efisien sejak awal.
Untuk urusan administrasi bisnis, Anda dapat mempercayakannya pada IPOS karena bisa memudahkan pencatatan, penghitungan, dan pelaporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi Indonesia. Dengan IPOS, Anda dapat mengelola dokumen finansial dengan mudah, cepat, dan akurat, sehingga dapat membantu perusahaan dalam mengelola keuangan dengan lebih efisien dan efektif.
Coba gratis IPOS di sini.
Kata kunci : Aplikasi Toko Ritel dan Grosir, Software Toko dan Grosir, Software Toko Lengkap, Software Toko Murah, Software Kasir, Aplikasi Kasir, Software Toko IPOS, IPOS 4, IPOS 5
