Bukti Transaksi yang Wajib Diketahui Para Pebisnis

Bukti Transaksi yang Wajib Diketahui Para Pebisnis – Dalam dunia bisnis, setiap transaksi yang dilakukan harus dicatat dan didokumentasikan dengan baik. Hal ini penting untuk memastikan keakuratan laporan keuangan, memudahkan proses audir, serta mematuhi peraturan perpajakan. Bukti transaksi adalah salah satu elemen penting yang harus diperhatikan oleh setiap pebisnis. Sebelum membahas berbagai jenis bukti transaksi yang wajib diketahui oleh para pebisnis, mari kita pahami terlebih dahuku apa itu bukti transaksi.

Pengertian Bukti Transaksi

Bukti transaksi adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat dan mengonfirmasi terjadinya sebuah transaksi. Dokumen ini berfungsi sebagai alat verifikasi yang menunjukkan bahwa sebuah transaksi telah dilakukan, baik itu pembelian, penjualan, penerimaan, atau pengeluaran uang. Bukti transaksi mencakup berbagai bentuk seperti faktur, kuitansi, nota kredit, dan bukti transfer bank. Setiap bukti ini harus mencantumkan informasi yang lengkap dan akurat mengenai detail transaksi yang terjadi. Seperti tanggal, jumlah, uang, nama pihak yang terlibat, dan keterangan lainnya yang relevan.

Jenis-Jenis Bukti Transaksi dan Kegunaannya

Agar Anda bisa lebih memahami bukti sebuah transaksi, berikut jenis-jenis bukti transaksi yang umum dan juga kegunaannya!

Bukti Transaksi Faktur Pembelian

Faktur yang satu ini merupakan bukti tertulis bahwa perusahaan telah melakukan pembelian atas barang tertentu. Di dalam faktur ini tertera dengan jelas data perusahaan yang menjual dan membeli, beserta tanggal transaksinya.

Keterangan nama barang dan jasa serta jumlahnya juga tercantum dengan jelas dalam faktur ini. Faktur pembelian ini sering disebut sebagai purchase order yang dibuat oleh pihak penjual dan diberikan kepada pihak pembeli setelah membeli barang dari supplier. Faktur ini mencantumkan jumlah barang serta harga yang harus dibayar sebagai bukti transaksi.

Beberapa poin yang harus ada pada faktur pembelian meliputi :

• Identitias perusahaan, baik sebagai pembeli maupun penjual
• Nama
• Nomor transaksi
• Tanggal transaksi
• Detail transaksi
• Harga yang harus dibayar
• Stempel perusahaan
• Tenggat waktu (jika transaksi dilakukan dengan kredit)

Faktur Penjualan

Sama seperti faktur pembelian, invoice atau faktur penjualan adalah dokumen yang mencatat transaksi penjuaaln antara pembeli dan penjual untuk suatu barang. Invoice ini berbeda dengan tanda pelunasan karena isinya lebih lengkap.

Isi dalam faktur penjualan meliputi nama, jumlah, harga barang, serta data perusahaan baik penjualan maupun pembeli. NPWP, Pajak Pertambahan Nilai (PPN), dan pajak barang juga tercantum dalam dokumen ini, mirip dengan faktur pembelian. Faktur ini menjadi bukti bahwa perusahaan A telah melakukan pembelian dari perusahaan B dan menjadi arsip untuk penagihan di kemudian hari. Faktur penjualan ini harus disimpan dengan baik karena akan digunakan untuk merekap jumlah piutang yang ada.

Bukti Transaksi Nota Retur

Ada dua jenis nota retur dalam laporan keuangan atau akuntansi, yakni retur penjualan dan retur pembelian.

Nota retur adalah dokumen yang dibuat sebagai bukti bahwa telah dilakukan pengembalian atas barang yang telah dijual atau dibeli. Pengembalian ini biasanya terjadi karena adanya kecacatan produk atau ketidaksesuaian nominal dan barang.

Agar tidak terjadi kerugian, barang yang cacat atau salah harus dikembalikan kepada perusahaan yang menjual atau membelinya. Meskipun demikian, tidak semua barang yang rusak dapat dikembalikan, hanya barang yang rusak karena kesalahan dari penjual, dan bukan karena kesengajaan. Produk yang berbeda antara nota pembelian dengan barang yang dikirim juga bisa menjadi alasan adanya nota retur. Alasan lain untuk retur termasuk produk yang rusak, dengan syarat kerusakan tersebut tidak disengaja. Namun, perlu diketahui bahwa tidak semua perusahaan menerima retur.

Bukti Adanya Kas Keluar

Salah satu hal penting dalam akuntansi adalah pencatatan setiap transaksi yang menyangkut keuangan perusahaan.

Kas keluar adalah bukti yang menunjukkan pengeluaran uang tunai dari perusahaan. Biasanya, kas keluar digunakan untuk membiayai perlengkapan, peralatan, atau kebutuhan perkantoran lainnya. Bukti kas keluar ini berisi keterangan tentang perusahaan, tanggal transaksi, deskripsi, nama barang atau jasa yang digunakan, serta jumlah uang yang dikeluarkan.

Agar dokumen ini dapat dipertanggungjawabkan, diperlukan tanda tangan dari pihak yang berwenang dalam keuangan, seperti kasir, manajer keuangan, atau otoritas lainnya di perusahaan.

Kegunaan dari laporan kas keluar ini adalah sebagai bukti untuk menyusun laporan keuangan yang dibuat oleh akuntan. Kas keluar biasanya digunakan untuk mencatat pengeluaran kecil atau kas kecil, bukan untuk pengeluaran besar perusahaan.

Bukti Transaksi Kas Masuk

Bukti transaksi kas masuk adalah dokumen yang menunjukkan penerimaan uang tunai oleh perusahaan.

Dokumen ini biasanya digunakan untuk pengarsipan internal perusahaan. Format bukti kas masuk dank as keluar hampir sama, dengan perbedaan utama pada sumber uang dan jumlah yang tercatat. Bukti kas masuk bisa menjadi dokumen valid saat perusahaan menjalani audit keuangan. Sumber kas masuk ini bisa berupa pembayaran tunai dari pelanggan, baik itu untuk cicilan, investasi, bunga, atau lainnya.

Meskipun sering disertai dengan kuitansi, bukti kas masuk ini tetap penting untuk dibuat sebagai dasar penulisan kuitansi.

Bukti Setoran Bank

Bukti setoran bank bisa dibuat oleh pihak perusahaan atau langsung dari bank itu sendiri. Untuk perusahaan besar, biasanya pihak bank akan memberikan bukti setoran bank untuk memudahkan perusahaan yang sering melakukan transaksi. Hal ini praktis karena perusahaan tidak perlu mengisi slip setoran saat berada di bank. Karena bukti setoran bank biasanya dibuat rangkap, ini memudahkan perusahaan untuk langsung mengarsipkan bukti tersebut.

Format bukti setoran bank dapat berbeda-beda tergantung dari siapa yang membuatnya. Namun, pada dasarnya, isi formatnya hampir sama, termasuk nama dan nomor rekening penyetor, pihak yang menerima setoran, serta jumlah uang yang disetor. Formulir juga biasanya mencakup tanda tangan pemilik rekening penyetor sebagai bagian dari format standar.

Bukti setoran bank ini digunakan sebagai salah satu bukti kas keluar. Selain itu, bukti ini juga digunakan untuk mencatat pelunasan dan pembayaran. Akuntan perusahaan akan menggunakan bukti setoran bank ini untuk menyusun laporan keuangan.

Kuitansi

Bukti transaksi yang satu ini sudah tidak asing lagi dan sering dijumpai, bahkan oleh pelajar. Kuitansi menjadi salah satu bukti transaksi pembayaran yang telah dilakukan.

Dalam penggunaan kuitansi, bukti pengarsipan biasanya berada di sebelah kiri dengan bentuk yang lebih kecil. Sedangkan pihak yang melakukan pembayaran biasanya akan menerima bukti kuitansi yang lebih besar sesuai dengan tujuan pembayaran yang dilakukan. Kuitansi ini perlu ditandatangani dan seringkali menggunakan materai agar memiliki kekuatan hukum.

Kuitansi harus diarsipkan dengan baik atau digandakan untuk keamanan karena ukurannya yang relatif kecil. Pastikan untuk segera menggandakan kuitansi setelah melakukan pembayaran dan menerima kuitansi tersebut. Kuitansi ini digunakan untuk laporan keuangan dan dicatat dalam kas keluar.

Memo

Bukti memo bukanlah dokumen resmi seperti faktur atau kuitansi yang dikirim ke pihak eksternal, melainkan lebh sebagai catatan internal yang mencatat peristiwa atau aktivitas tertentu.

Contoh dari bukti transaksi memo biasanya mencatat hal-hal seperti penyesuaian inventaris, koreksi kesalahan transaksi, atau pembaruan informasi internal. Meskipun bukti memo penting untuk menjaga catatan yang akurat tentang aktivitas bisnis, mereka tidak dianggap sebagai bukti yang sah dalam hal audit atau pelaporan ke pihak eksternal.

Sebagai gantinya, bukti memo membantu dalam manajemen internal dan pelacakan transaksi bisnis.

Bukti transaksi merupakan komponen penting dalam pengelolaan bisnis yang efektif. Dengan memahami berbagai jenis bukti transaksi dan pentingnya menyimpannya dengan baik, pebisnis dapat memastikan bahwa laporan keuangan mereka akurat, proses audit berjalan lancar, dan kepatuhan pajak terpenuhi. Penggunaan aplikasi kasir modern dapat sangat membantu dalam mengelola bukti transaksi, memberikan efisiensi, akurasi, dan keamanan data. Dengan demikian, pebisnis dapat lebih fokus pada pengembangan usaha dan mencapai kesuksesan yang berkelanjutan.

Coba gratis IPOS di sini.

Kata kunci : Aplikasi kasir, Aplikasi kasir terbaik, aplikasi kasir murah, aplikasi kasir android, software toko gratis, software toko grosir, ipos, ipos 4, ipos 5