Cara Cerdas Menanggapi Keluhan Pelanggan Demi Kemajuan Bisnismu

Cara Cerdas Menanggapi Keluhan Pelanggan Demi Kemajuan Bisnismu – Dalam menjalankan suatu bisnis, layanan pelanggan adalah hal terpenting. Karena hal ini akan menunjukkan seberapa profesionalitas Anda dalam berbisnis.

Salah satunya adalah bagaimana cara Anda menyelesaikan keluhan pelanggan. Penanganan yang tepat akan membuat pelanggan kembali membeli produk dari bisnis Anda. Maka dari itu, layanan pelanggan perlu Anda perhatikan dengan baik.

Keluhan pelanggan memang tidak bisa dihindari. Karena meskipun Anda sudah berusaha semaksimal mungkin memberikan pelayanan terbaik, seorang usahawan tidak mungkin bisa memuaskan seluruh pelanggannya. Cobalah untuk menanggapi keluhan tersebut dengan positif, karena bagaimana pun keluhan yang diberikan pelanggan juga memiliki tujuan yang baik untuk kemajuan bisnis Anda.

Cara Cerdas Menanggapi Keluhan Pelanggan

Menanggapi keluhan dan komplain pelanggan memerlukan strategi dan cara khusus. Karena di sinilah cintra bisnis Anda akan dipertaruhkan dan bisa berdampak negatif. Pasalnya, efek domino yang ditimbulkan akan membuat stigma buruk menempel pada bisnis Anda

Berikut sejumlah cara cerdas menanggapi keluhan pelanggan dengan cepat yang bisa Anda terapkan untuk memajukan Bisnis Anda.

1. Pastikan Menanggapi Keluhan Pelanggan dengan Sopan dan Segera

Mudah sekali kita akan menemukan pelanggan yang mengeluarkan kata-kata kurang sopan ketika mengajukan keluhannya. Tetapi perlu diingat, Anda sebaiknya tidak terpancing emosi, dengarkan dengan kepala dingin agar dapat dengan segera memberikan solusi yang tepat.

Menanggapi keluhan pelanggan adalah kesempatan Anda untuk menunjukkan bahwa bisnis Anda memang sangat memang sangat memperhatikan kepuasan pelanggan. Hal itu akan menjadi poin plus untuk bisnis Anda. Jadi, dengarkan setiap keluhan, berikan tanggapan dengan sopan, lalu berikan solusi terbaik untuk pelanggan.

2. Meminta Maaf

Jangan ragu untuk meminta maaf jika terdapat kesalahan yang Anda atau staf Anda perbuat yang kemudian memicu keluhan dari pelanggan. Untuk merebut kembali kepecayaan pelanggan, Anda dapat menawarkan kompensasi berupa produk gratis atau voucher tertentu kepada konsumen, jika memang hal tersebut diperlukan.

Satu hal yang perlu Anda catat, jangan pernah mengkambinghitamkan salah seorang staf jika ia melakukan sebuah kesalahan. Karena bisnis adalah sebuah organisasi yang artinya kesalahan satu orang merupakan kesalahan Anda selaku pemimpin.

Pelanggan tak perlu tahu siapa yang bersalah di internal tim Anda, yang perlu mereka tahu adalah Anda mengakui adanya kesalahan dan siap untuk bertanggung jawab.

3. Jangan Pernah Menghapus Keluhan yang Ditulis Pelanggan

Jika ada pelanggan yang menyampaikan keluhannya di akun bisnis Anda, sebaiknya tetap ditanggapi sesuai dengan prosedur tanpa perlu menghapus keluhannya tersebut.

Sebab, jejak digital akan selamanya ada dan terekam. Apabila keluhan pelanggan itu sudah banyak yang warganet yang melihat dan tiba-tiba menghilang begitu saja, kredibilitas bisnis Anda akan dicurigai. Mungkin bisnis Anda akan dinilai anti kritik dan terlalu arogan sehingga mereka enggan untuk membeli produk Anda.

Hal ini tentu akan berdampak sangat buruk untuk perkembangan bisnis Anda ke depannya.

Jadi, biarkan saja keluhan tersebut tetap ada, lengkap dengan tanggapan cepat Anda. Hal itu akan berdampak pada akun Anda yang terlihat aktif dalam menanggapi setiap keluhan pelanggan. Banyak orang yang melihat akan memiliki tenang ketika akan membeli produk atau menggunakan jasa Anda karena apabila ada masalah, masalah itu akan diselesaikan dengan baik.

Terlihat sepele, tapi sangat membantu bisnis Anda ke depannya.

4. Gunakan Empati dan Komunikasi yang Baik

Selain membantu Anda dalam melakukan evaluasi, empati juga bisa bantu Anda untuk menenangkan pelanggan lebih cepat. Karena empati memberikan Anda kesempatan untuk duduk di kursi pelanggan dan merasakan kekecewaan yang mereka rasakan. Hal ini membuat konsumen akan merasa bahwa Anda memahami mereka dan berada di sisi yang sama, sehingga akan mencarikan solusi yang paling menguntungkan.

Tidak semua keluhan pelanggan berujung dengan ganti rugi atau tukar barang. Terkadang pelanggan hanya ingin memberikan masukan agar ke depannya Anda tidak mengulang kesalahan yang sama. Oleh karena itu, Anda harus bisa menggunakan teknik komunikasi yang baik agar tidak memberikan kesan buruk terhadap cara Anda merespon keluhan tersebut.

5. Catat dan Petakan Setiap Keluhan

Ketika Anda mendapatkan keluhan pelanggan, Anda juga perlu mencatat setiap keluhan dan membuat analisisnya. Hal ini bertujuan supaya tidak ada lagi kesalahan yang terulang di kemudian hari. Kalau pun terjadi, penangannya bisa jadi lebih cepat karena sudah ada SOPnya tersendiri.

Semakin banyak data yang masuk akan semakin baik untuk bisnis Anda, karena setiap kesalahan yang ada pembelajaran berharga untuk bisnis Anda.

Jika terdapat komplain berulang-ulang, itu adalah pertanda bagi Anda untuk segera mengevaluasi lebih dalam lagi. Bisa jadi ada hal yang perlu diperbaiki lagi dari produk atau pelayanan bisnis Anda ke pelanggan.

Setelah mengetahui bagaimana cara cerdas menanggapi keluhan pelanggan. Agar bisnis Anda tetap berjalan dengan baik, segera atasi segala permasalahan di bisnis Anda dengan segera. Hal ini dilakukan agar citra bisnis Anda tetap berdiri tegak. Yuk mulai dengan membuat aturannya dan sosialisasikan pada karyawan Anda!

Manfaatkan Fitur Point Pelanggan untuk mendata pelanggan Anda. Dengan begitu Anda bisa membaca frekuensi kedatangan mereka, produk apa saja yang sering laku, dan berbagai informasi lainnya. Ini sangat berguna jika Anda ingin memberikan program reward untuk pelanggan setia Anda dan menjalin hubungan yang lebih baik lagi bersama pelanggan.

Coba gratis IPOS di sini.

Kata kunci : Aplikasi Toko Ritel dan Grosir, Software Toko dan Grosir, Software Toko Lengkap, Software Toko Murah, Software Kasir, Aplikasi Kasir, Software Toko IPOS, IPOS 5, IPOS 4