Cara Membuat Buku Besar dengan Mudah dan Cepat

Cara Membuat Buku Besar dengan Mudah dan Cepat – General ledger merupakan istilah dari buku besar umum yang merupakan alat untuk mencatat seluruh perubahan yang terjadi dalam suatu akun karena adanya transaksi keuangan. Secara garis besar, buku besar berisi perkiraan mengenai ikhtisar dari pengaruh transaksi keuangan akibat adanya perubahan aktiva, kewajiban, dan juga modal perusahaan. Secara umum, buku besar menjadi buku utama dalam pencatatan transaksi keuangan yang menggabungkan masukan dari semua jurnal akuntansi. Maka dari itu, buku besar digunakan sebagai dasar pembuatan laporan neraca dan laporan laba rugi.

Itulah sebabnya Anda sebaiknya mengetahui cara membuat buku besar untuk memudahkan pencatatan bisnis yang Anda jalani saat ini. Karena bagaimana pun juga, pencatatan keuangan merupakan faktor penting perkembangan bisnis Anda kedepannya.

Tetapi sebelum mengetahui cara membuat buku besar, ada baiknya Anda mengetahui bentuk-bentuk buku besar terlebih dahulu.

Bentuk-Bentuk Buku Besar

Buku Besar Berbentuk T

Bentuk besar berbentuk T adalah buku besar paling sederhana sekaligus menjadi buku besar yang paling sering digunakan. Perlu diketahui, buku besar berbentuk T digunakan untuk keperluan analisis transaksi dan menjelaskan mekanisme penggunaannya akun.

Buku Besar Berbentuk Skontro

Terdiri dari dua kolom, buku besar berbentuk skontro adalah versi lebih lengkap dari buku besar berbentuk T.

Buku Besar Berbentuk Staffel

Buku besar berbentuk Staffel memiliki bentuk halaman serta memiliki lajur saldo. Terdapat dua jenis Buku besar berbentuk Staffel, yaitu :

• Bentuk Staffle berkolom saldo tunggal yang terdiri dari 3 kolom dengan lajur saldo tunggal.
• Bentuk Staffle berkolom saldo rangkap yang terdiri dari 4 kolom dengan lajur saldo rangkap.

Cara Memposting dari Jurnal Umum ke Buku Besar

Setelah memahami macam-macam bentuk buku besar, berikut ini adalah cara memposting atau memindahkan data dari jurnal umum ke buku besar yang perlu diketahui :

1. Pindahkan tanggal transaksi pada jurnal umum ke dalam kolom tanggal pada buku besar.
2. Pindahkan jumlah debit dan jumlah kredit pada jurnal umum ke dalam kolom debit dan kredit pada buku besar.
3. Masukkan nomor halaman pada jurnal dalam kolom referensi dalam buku besar.
4. Pindahkan informasi dan keterangan singkat pada jurnal umum ke dalam buku besar.

Cara Membuat Buku Besar

Mekanisme untuk membuat buku besar sebenarnya mudah. Berikut ini adalah langkah-langkah dalam membuat buku besar :

Tahap Persiapan

Proses pembuatan buku besar dapat dilakukan setelah seluruh transaksi pada buku jurnal, mulai dari transaksi pembelian, pengeluaran, penjualan, atau penerimaan kas yang lain selesai dicatat. Setelah itu, mulai dengan membuat form buku besar yang terdiri dari tanggal, pos, debit, kredit, saldo (debit dan kredit). Sementara itu, untuk menghitung dan memindahkan saldo dari buku jurnal. Gunakan fitur dan rumus yang tersedia di Microsoft Excel.

Tahap Pembuatan pada Microsoft Excel

Di bagian paling atas, tentukan nama akun atau rekening atau pilih langsung dari list yang tersedia. Untuk membuatnya, gunakan menu Data > Data Validation > Data Validation > Setting. Kemudian, pada menu Validation Criteria > Allow > (pilih List > Source) ambil data dari daftar rekening. Daftar rekening dapat dibuat dalam satu sheet dengan buku besar atau buat sheet tersendiri dengan COA – Chart of Account.

Sementara itu, daftar dapat dibuat berdasarkan nama rekening atau akun atau kode rekening. Selanjutnya, jumlahkan transaksi rekening pada sisi debit serta kredit dan hitung saldo rekening dengan menggunakan rumus SUMIF. Nantinya, saldo akan diperoleh dengan cara menghitung selisih dari saldo pada debit dengan kredit.

Jika tidak terbiasa menggunakan Microsof Excel dan ingin membuat buku besar dengan cara manual, ikuti langkah-langkah berikut ini :

1. Isi kolom tanggal

Saat proses posting buku besar dilakukan, tanggal tersebut harus sama dengan tanggal pencatatan yang dibuat di jurnal umum.

2. Isi kolom keterangan

Isi kolok keterangan dengan nama akun-akun yang mempengaruhi buku besar. Jika terdapat saldo awal untuk buku besar, isi dengan keterangan “saldo awal”.

3. Isi kolom referensi

Isi kolom referensi dengan jenis atau nama jurnal yang di-posting serta nomor halamannya. Seperti contoh jurnal umum halaman 1 dapat disingkat menjadi JU 01.

4. Isi kolom debit dan kredit

Isi kolom debit dan kredit berdasarkan dengan posisi akun tersebut dalam jurnal umum. Misalnya akun kas dalam jurnal umum letaknya berada di kolom debit, maka dalam buku besar letaknya juga berada di kolom debit.

5. Isi kolom saldo

Isi kolom saldo dengan jumlah dari penambahan atau pengurangan hingga didapatkan saldo akhir buku besar.

Cara Membuat Buku Besar Perusahaan Dagang

Lalu, bagaimana cara membuat buku besar perusahaan dagang? Cara membuat buku besar dagang tidak jauh berbeda dengan cara membuat buku besar perusahaan jasa. Yang membedakan adalah data akun yang diambil untuk kemudian di-posting ke dalam buku besar.

Pada perusahaan dagang, data yang digunakan mencakup data dari jurnal umum/khusus yang memuat transaksi-transaksi terkait pembelian dan penjualan barang yang diperdagangkan. Sementara itu, jurnal umum memuat transaksi di luar jurnal khusus. Buku besar perusahaan dagang dapat dibuat dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini :

• Siapkan lembar buku besar yang akan digunakan. Biasanya, perusahaan dagang menggunakan sistem akuntansi digital (menggunakan software tertentu dan dikerjakan melalui komputer). Oleh karena itu, data buku besar untuk satu akun berada dalam satu sheet Microsoft Excel.
• Menulis tanggal transaksi pada kolom tanggal sesuai dengan tanggal transaksi yang tertera pada jurnal.
• Mengisi saldo awal akun pada baris pertama kolom buku besar. Saldo dapat diambil dari laporan neraca akhir tahun. Jika akun terkait tidak memiliki saldo awal, tetap tulis “saldo awal” pada kolom uraian dan tulis angka 0 pada kolom saldo.
• Menulis keterangan atau uraian transaksi pada kolom uraian
• Jika sebuah akun memiliki nilai saldo awal pada neraca dari periode sebelumnya (tahun lalu), kolom uraian ditulis dengan “saldo awal”.
• Menulis nomor referensi pada kolom nomor referensi sesuai dengan jenis jurnal dan nomor halaman jurnal yang di-posting.
• Menulis nominal transaksi sesuai dengan kolom debit atau kredit pada jurnal yang bersangkutan.
• Menulis jumlah saldo sesuai dengan hasil penambahan atau pengurangan dari setiap transaksi yang terjadi pada akun terkait. Dengan begitu, saldo akhir buku besar dari akun tersebut akan diperoleh.

Cara Membuat Buku Besar Perusahaan Jasa

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, cara membuat buku besar perusahaan jasa tidak terlalu jauh berbeda dengan perusahaan dagang. Sehingga buku besar perusahaan jasa dibuat dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini :

• Siapkan lembar buku besar yang akan digunakan. Jika perusahaan jasa masih menerapkan proses pencatatan akuntansi secara manual, biasanya buku besar akan dibuat menggunakan satu buku untuk satu akun. Akan tetapi, jika menggunakan sistem akuntansi digital (menggunakan software tertentu dan dikerjakan melalui komputer), data buku besar untuk satu akn berada dalam satu sheet Microsoft Excel.
• Menulis tanggal transaksi pada kolom tanggal. Karena yang di-posting adalah data dari jurnal, penulisan tanggal tersebut disesuaikan dengan tanggal transaksi yang tertera pada jurnal.
• Jika buku besar telah siap, selanjutnya tuliskan saldo awal akun. Saldo awal akun berasal dari saldo pada laporan neraca akhir tahun. Jika akun terkait tidak memiliki saldo awal, tetap tulis “saldo awal” pada kolom uraian dan tulis angka 0 pada kolom saldo.
• Menulis keterangan atau uraian transaksi pada kolom uraian. Jika sebuah akun memiliki nilai saldo awal pada neraca dari periode sebelumnya (tahun lalu), kolom uraian dengan “saldo awal”.
• Menulis nomor referensi pada kolom nomor referensi sesuai dengan jenis jurnal dan nomor halaman jurnal yang di-posting.
• Menulis nominal transaksi sesuai dengan kolom debit atau kredit pada jurnal yang bersangkutan.
• Pada bentuk buku besar saldo rangkap, kolom saldo dibagi menjadi saldo debit dan saldo kredit. Menulis jumlah saldo sesuai dengan hasil penambahan atau pengurangan dari tiap-tiap transaksi yang terjadi pada akun terkait. Dengan demikian, saldo akhir buku besar dari akun tersebut akan diperoleh.

Cara Membuat Buku Besar dengan Mudah dan Cepat Menggunakan Software

Cara membuat buku besar perusahaan dagang dan jasa nyatanya tidak serumit yang dibayangkan, kan? Sebelum membuat buku besar, pastikan terlebih dahulu untuk memilih buk besar sesuai kebutuhan perusahaan. Jika skala bisnismu masih tergolong kecil dan belum membutuhkan update mengenai saldo secara terus-menerus, tidak ada salahnya Anda memilih untuk menggunakan buku besar berbentuk T atau skontro. Tetapi, jika Anda menjalankan perusahaan yang membutuhkan update mengenai kondisi saldo secara berkelanjutan, pilih buku besar berbentuk staffle saldo tunggal maupun rangkap.

Dengan mengetahui berbagai informasi tersebut, penyusunan laporan keuangan tentu dapat berjalan dengan baik bukan? Sebab, pembuatan buku besar merupakan proses penting yang perlu dilakukan dalam menyusun laporan keuangan.

Kesalahan yang terjadi pada proses ini akan menimbulkan efek domino pada proses selanjutnya. Dengan demikian, sebagai pemilik bisnis, hal ini tentu menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan. Pilih IPOS sebagai sahabat setia untuk menemani langkah Anda dalam dunia bisnis dengan berbagai fitur menarik yang siap dimaksimalkan dengan baik.

Coba gratis IPOS di sini.

Kata kunci : Aplikasi Toko Ritel dan Grosir, Software Toko dan Grosir, Software Toko Lengkap, Software Toko Murah, Software Kasir, Aplikasi Kasir, Software Toko IPOS, IPOS 5, IPOS 4