Back Office : Peran, dan Cara Meningkatkan Performanya – Memaksimalkan tim back office adalah salah satu komponen penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Pasalnya, tim ini memiliki tanggung jawab yang didedikasikan untuk menjalankan operasional perusahaan.
Apabila perusahaan mampu memaksimalkan tim back office, maka setiap kegiatan perusahaan bisa berjalan dengan baik. Seperti misalnya untuk memproses masalah finansial, akuntansi, teknologi, audit, administrasi, pajak, pengolahan data, dan personalia tanpa harus berinteraksi dengan pelanggan. Dengan memaksimalkan tim back office, maka seluruh kebiasaan kerja dan kompetensi akan lebih mudah bersinergi dengan seluruh pihak yang terkait. Selain itu, memaksimalkan back office juga sangat penting untuk bisa mendukung fungsi front line yang lebih maksimal.
Setiap perusahaan harus mulai sadar akan pentingnya peran teknologi di dalam bisnis, termasuk di dalamnya memanfaatkan tim back office.
Table of Contents
Apa itu Back Office?
Menurut istilahnya, back office merupakan kata yang asalnya dari bahasa Inggris, yakni “back” yang berarti belakang, dan “office” yang berarti kantor. Dari dua frasa tersebut back office adalah seseorang atau sekelompok orang yang bekerja di belakang perusahaan, dan tidak berinteraksi langsung dengan pelanggan atau konsumen.
Menurut laman Investopedia, Back office adalah bagian dari perusahaan yang terdiri dari personil administrasi yang tidak berhadapan dengan klien. Misalnya, sebuah perusahaan jasa keuangan tersegmentasi menjadi tiga bagian : front office (penjualan, pemasaran, dan customer support), middle office (manajemen risiko). Dan back office (layanan administrasi dan support service).
Dari pengertian di atas, Anda bisa memahami peran back office sebagai pelayanan yang tidak bertatap muka dengan konsumen, tapi bekerja dari belakang. Biasanya, mereka memiliki keahlian di bidang akuntansi, keuangan, teknologi informasi, atau keahlian yang lain. Meskipun karyawan back office tidak bertemu dengan pelanggan, mereka tetap berinteraksi dengan karyawan yang bekerja di front office.
Peran-Peran Back Office
Karyawan yang bekerja di back office melakukan tugas-tugas yang berkaitan dengan bisnis perusahaan. Karena itu, meskipun tidak berinteraksi dengan klien perusahaan, karyawan ini juga menjaga perusahaan agar tetap bertahan. Pada dasarnya, back office adalah tulang punggung perusahaan. Pekerjaan mereka bisa meningkatkan produktivitas dan menjaga pengeluaran perusahaan.
Karyawan yang bekerja di belakang pelanggan harus memastikan semua data dan informasi perusahaan aman dan terpelihara. Karena itu, peran mereka sangat membantu kelancaran bisnis perusahaan. Ketika terjadi suatu masalah, mereka ikut memperbaiki organisasi atau sumber daya perusahaan.
Sehingga dengan meningkatkan performas tim ini, maka nantinya akan terbentuk internal kontrol yang lebih solid yang akan sangat berguna sebagai sistem pertahanan yang kuat demi menjaga kredibilitas dan juga reputasi perusahaan.
Cara Meningkatkan Performa Back Office
Memanfaatkan Teknologi
Saat ini, teknologi sudah berjalan semakin canggih dan akan terus mengalami perkembangan untuk memudahkan berbagai jenis pekerjaan. Untuk itu, setiap perusahaan harus mulai menyadari pentingnya peran teknologi, termasuk di dalamnya untuk memaksimalkan tim backoffice. Setiap perusahaan harus mau membuka dirinya terhadap perkembangan teknologi untuk mendorong tim back office dan karyawannya dengan memberikan produktivitas yang maksimal dalam menjalankan tugasnya.
Sebelumnya, banyak perusahaan yang melarang karyawan untuk menggunakan ponsel selama melakukan pekerjaan. Mereka diminta untuk fokus pada komputer karena menggunakan ponsel bisa mengganggu produktivitas.
Tapi sekarang, smartphone menjadi bagian dari teknologi, yang mana didalamnya banyak menyediakan software yang mampu mendukung pekerjaan tim back office. Dengan software yang sudah tersedia, maka pekerjaan pun akan semakin mudah untuk dilakukan. Terlebih lagi, software tersebut pun sudah saling terintegrasi.
Jadi sekarang, perusahaan harus menyadari akan peran penting teknologi demi mendukung produktivitas tim dan setiap karyawan lainnya.
Menyusun Rencana Kerja dengan Baik
Sebelum membuat kebijakan yang berkaitan dengan pekerjaan tim backoffice, maka setiap pemimpin perusahaan harus mampu menghitung semuanya dengan matang menggunakan data dan fakta yang ada di lapangan.
Pemimpin perusahaan harus menunjukkan karakter pemimpin yang sebenarnya dalam membuat kebijakan agar produktivitas dan juga performa tim bisa berjalan lebih maksimal. Perencanaan ini harus mencakup berbagai hal detail yang diperlukan dan lebih mengutamakan fungsi organisasi untuk kelangsungan bisnis. Contohnya seperti tugas setiap tim, target kerja, proses laporan hasil kerja, dan lain sebagainya.
Bila rencana sudah dibuat dengan tepat, maka tim backoffice adalah tim yang bisa langsung merumuskan langkah yang harus dilakukan untuk bisa mencapainya. Setiap tim akan membuat jadwal kerja yang detail, terutama terkait berbagai tujuan yang harus mereka capai. Dengan adanya perencanaan kerja yang detail, maka setiap tim backoffice yang terlibat bisa menghindari atau mengatasi stagnasi yang mungkin saja bisa terjadi di dalam perusahaan. Selanjutnya, di dalam perencanaan kerja pun harus bisa melibatkan kegiatan evaluasi secara berkala agar bila nantinya terjadi suatu masalah, bisa dicari solusinya sesegera mungkin.
Brainstorming yang Berbeda
Untuk beberapa perusahaan skala besar, setiap tim akan jarang terlibat atau bahkan bertemu antara yang satu dengan yang lainnya. Tapi untuk kerjasama yang valid, dibutuhkan komunikasi dan juga tatap muka. Untuk tim backoffice, mereka memerlukan kegiatan diskusi dan menentukan jadwal rapat yang rutin, baik itu bulanan ataupun mingguan.
Di dalam rapat tersebut nantinya bisa melakukan evaluasi, membahas rencana kerja, atau hanya sekadar bertukar pikiran. Kegiatan ini juga bisa digunakan sebagai momen untuk memberikan gagasan atau saran demi kebaikan tim. Brainstorming bisa dilakukan dengan berbagai cara, termasuk dengan menggunakan teknologi.
Saat ini ada banyak sekali software yang bisa digunakan untuk kegiatan rapat. Dengan adanya kegiatan rapat, maka tim backoffice bisa melakukan update pekerjaan yang selama ini dilakukan. Nah, salah satu tim backoffice yang penting di perusahaan adalah tim keuangan dan CFO (chief financial officer). Keduanya akan selalu terlibat dalam mengelola keuangan perusahaan.
Nah, untuk memaksimalkan kinerja keduanya, maka perusahaan harus menyediakan teknologi modern. Bentuknya bisa dengan menyediakan software IPOS.
Dengan menggunakan IPOS, Anda bisa mendapatkan laporan keuangan yang bisa diakses dengan mudah, kapan pun dan dimana pun Anda perlukan. Kegiatan mengelola keuangan, mencatat transaksi, rekonsiliasi bank, hingga membuat invoice pun bisa dilakukan secara cepat.
Terlebih lagi di dalamnya masih banyak fitur-fitur canggih lainnya untuk meningkatkan efisiensi bisnis Anda secara signifikan. Tunggu apalagi? Coba gratis IPOS di sini.
Kata kunci : Aplikasi Toko Ritel dan Grosir, Software Toko dan Grosir, Software Toko Lengkap, Software Toko Murah, Software Kasir, Aplikasi Kasir, Software Toko IPOS, IPOS 5, IPOS 4
Saya mau bertanya ke WhatsApp sales IPOS
atau
