Buku Besar Persediaan, Simak 9 Cara Mudah Membuatnya

Buku Besar Persediaan, Simak 9 Cara Mudah Membuatnya – Dengan adanya stok barang, kegiatan operasional suatu perusahaan dapat berjalan. Hal ini membuat Anda perlu mengontrol persediaan barang yang ada. Salah satu alternatif dalam mencatat stok adalah dengan buku besar. Buku besar persediaan menjadi landasan utama dalam menjaga ketertiban dalam keteraturan inventaris, yang pada akhirnya akan memengaruhi efisiensi dan produktivitas keseluruhan dalam rantai pasokan.

Berikut ini akan dibahas berbagai aspek penting terkait buku besar persediaan, termasuk pengertian, peran penting, serta 9 cara mudah membuatnya. Pastikan Anda menyimaknya hingga selesai, ya!

Pengertian Buku Besar Persediaan

Mengutip dari laman Smart Capital Mind, buku besar persediaan adalah suatu rekaman akuntansi yang secara terperinci mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang atau bahan yang dimiliki oleh sebuah perusahaan. Tujuan utamanya adalah untuk melacak pergerakan barang atau bahan dalam perusahaan mulai saat diterima, disimpan, hingga dijual atau digunakan dalam proses produksi.

Dalam buku besar persediaan, setiap transaksi yang terjadi akan dicatat secara sistematis. Hal ini mencakup informasi tentang kuantitas barang, nilai barang, tanggal transaksi, dan sumber transaksi tersebut. Informasi ini diperlukan untuk memnatau jumlah barang yang ada dalam stok, menghitung nilai persediaan yang dimiliki perusahaan, serta untuk tujuan pelaporan keuangan dan pajak. Pengelolaan buku besar persedian yang baik dapat membantu perusahaan dalam beberapa hal, di antaranya :

• Pencatatan yang Akurat. Dengan mencatat setiap transaksi terkait persediaan, perusahaan dapat memastikan bahwa data yang ada mencerminkan kondisi persediaan yang sebenarnya.
• Pengendalian Stok. Buku besar persediaan membantu perusahaan untuk mengawasi stok barang dengan lebih efektif, sehingga dapat mencegah terjadinya kelebihan atau kekurangan persediaan.
• Penentuan Harga Pokok. Informasi yang ada dapat digunakan untuk menghitung Harga Pokok Penjualan (HPP) yang akurat. Hal ini sangat penting dalam mengukur profitabilitas perusahaan.
• Pelaporan Keuangan. Data dapat digunakan dalam penyusunan laporan keuangan seperti neraca, laba rugi, dan laporan arus kas.
• Pemantauan Kinerja. Dengan mengamati perubahan dalam buku besar persediaan dari waktu ke waktu, perusahaan dapat mengidentifikasi tren, memahami pola permintaan, dan mengambil keputusan yang lebih baik terkait pengelolaan persediaan.

Penting untuk menjaga buku besar persediaan dengan akurat dan konsisten. Hal ini dilakukan agar perusahaan dapat membuat keputusan bisnis yang informasinya didasarkan pada data yang valid. Selain itu juga dapat membantu perusahaan dalam mematuhi standar akuntansi yang berlaku.

Peran Penting Buku Besar Persediaan

Buku besar memiliki peran penting dalam pengelolaan aset persediaan suatu perusahaan. Peran ini mencakup berbagai aspek yang membantu perusahaan menjaga ketertiban, mengoptimalkan penggunaan, dan membuat keputusan yang lebih baik terkait persediaan.

Berikut ini adalah beberapa peran penting dari buku besar persediaan :

Pelacakan Persediaan

Buku besar persediaan digunakan untuk mencatat setiap transaksi yang terkait dengan masuk dan keluarnya barang atau bahan dari stok perusahaan. Dengan begitu, buku besar ini berfungsi sebagai alat pelacakan yang akurat dan terperinci terhadap barang yang ada.

Buku Besar Mengendalian Stok

Dengan mencatat secara cermat setiap transaksi persediaan, perusahaan dapat memantau tingkat stok dengan lebih baik. Ini membantu mencegah terjadinya kelebihan stok yang bisa mengikat modal perusahaan atau kekurangan stok yang dapat menghambat produksi atau layanan kepada pelanggan.

Penghitungan Harga Pokok

Buku besar persediaan memberikan data yang diperlukan untuk menghitung harga pokok penjualan (HPP)  atau harga pokok produksi (HPP). HPP adalah biaya total yang dikeluarkan untuk menghasilkan barang atau bahan yang dijual atau digunakan dalam proses produksi. Informasi ini penting untuk mengukur profitabilitas perusahaan.

Pemantauan Profitabilitas

Dengan mengamati perubahan dalam nilai persediaan dari waktu ke waktu, perusahaan dapat mengidentifikasi tren dalam biaya persediaan dan hubungannya dengan pendapatan. Ini membantu dalam memahami bagaimana perubahan dalam pengelolaan persediaan dapat mempengaruhi laba perusahaan.

Pelaporan Keuangan

Data yang digunakan dalam penyusunan laporan keuangan, terutama dalam menyusun neraca untuk menggambarkan nilai persediaan yang dimiliki perusahaan pada akhir periode.

Buku Besar Persedian sebagai Pengambilan Keputusan

Informasi yang dihasilkan membantu manajemen dalam mengambil keputusan terkait pengadaan persediaan, pengembangan produk baru, penetapan harga, dan perencanaan produksi. Keputusan yang didasarkan pada informasi yang akurat dapat membantu perusahaan meraih efisiensi dan keunggulan kompetitif.

Dalam keseluruhan, buku besar menjadi sumber informasi yang sangat penting untuk manajemen perusahaan dalam mengelola stok barang dengan efisien dan efektif. Dengan menjaga pencatatan yang akurat dan konsisten, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan aset persediaan, meningkatkan profitabilitas, dan mengambil keputusan yang lebih baik untuk pertumbuhan berkelanjutan.

Cara Membuat Buku Persediaan

Membuat sebuah buku besar melibatkan serangkaian langkah yang terperinci untuk mencatat transaksi dengan akurat dan sistematis. Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah dalam membuat sebuah buku besar persediaan :

Langkah 1 : Menyiapkan Buku Besar

Mulailah dengan menyiapkan lembar atau buku besar khusus untuk pencatatan transaksi persediaan. Anda dapat menggunakan lembar Excel, perangkat lunak akuntansi, atau bahkan buku kas tradisional.

Langkah 2 : Identifikasi Akun Persediaan

Buat akun khusus untuk mencatat transaksi persediaan. Biasanya akun ini disebut “Persediaan Barang” atau “Persediaan Bahan Baku”, tergantung jenis persediaan yang Anda miliki.

Langkah 3 :  Pencatatan Pembelian Persediaan

Setiap kali Anda membeli barang atau bahan, catat transaksinya dalam buku besar. Tuliskan tanggal transaksi, deskripsi barang yang dibeli, kuantitas, harga per unit, dan total nilai pembelian. Debit akun persediaan barang dengan nilai total pembelian dan kredit akun kas atau akun hutang sesuai dengan sumber pembayaran.

Langkah 4 : Pencatatan Penjualan Persediaan

Sama seperti pembelian, catat setiap transaksi penjualan persediaan. Cantumkan tanggal transaksi, deskripsi barnag yang dijual, harga per unit, dan total nilai penjualan. Debit akun kas atau akun piutang sesuai dengan penerimaan uang atau tagihan yang dibuat kepada pelanggan, dan kredit akun persediaan barang dengan nilai total penjualan.

Langkah 5 : Pencatatan Penggunaan Persediaan

Jika persediaan digunakan dalam proses produksi atau dalam kegiatan bisnis lainnya, catat transaksi ini. Debit atau Kredit akun yang sesuai, tergantung pada bagaimana persediaan digunakan.

Langkah 6 : Pencatatan Penghitungan Fisik Persediaan

Lakukan penghitungan fisik barang secara berkala untuk membandingkan jumlah yang ada dengan catatan buku besar. Catat hasil penghitungan fisik ini dan sesuaikan buku besar Anda jika ada selisih antara catatan dan jumlah fisik yang dihitung.

Langkah 7 : Rekonsiliasi Akhir Periode

Pada akhir setiap periode (biasanya bulan atau tahun), lakukan rekonsiliasi antara saldo akun stok barang dalam buku besar dengan jumlah fisik yang ada. Buat catatan penyesuaian jika diperlukan, seperti untuk kerugian persediaan atau penyesuaian nilai persediaan.

Langkah 8 : Pelaporan Keuangan 

Gunakan data dari buku besar untuk menyusun laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. Pastikan informasi yang Anda laporkan konsisten dengan catatan dalam buku besar persediaan.

Langkah 9 : Pemantauan dan Analisis Buku Besar Persediaan

Selalu pantau buku besar secara berkala untuk memahami tren, pola, dan kebutuhan stok. Analisis ini akan membantu Anda mengambil keputusan yang lebih baik terkait pengelolaan persediaan.

Pastikan untuk mengikuti prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku dan menjaga konsistensi dalam pencatatan transaksi. Jika Anda merasa tidak yakin, sebaiknya melibatkan seorang ahli akuntansi atau konsultan keuangan untuk memastikan pencatatan persediaan yang akurat dan sesuai.

Jadi, sebagai perekam setia dari pergerakan barang dan bahan, buku besar ini membantu menjaga keteraturan, ketepatan, dan pengendalian atas stok. Informasi yang terdapat dalam buku besar ini bukan hanya sekadar angka, tetapi juga cerminan dari operasional sehari-hari perusahaan.

Dengan adanya buku besar persediaan yang teratur, perusahaan memiliki alat yang kuat untuk mengelola risiko kelebihan atau kekurangan persediaan. Oleh karena itu, perluasan pemahaman dan komitmen untuk menjaga integritas buku besar persediaan adalah langkah penting menuju keberhasilan jangka panjang.

Namun, jika Anda kesulitan untuk membuat buku besar persediaan, Anda bisa memercayakannya pada software toko seperti IPOS. IPOS mampu menyajikan laporan keuangan termasuk laporan persediaan secara real time.

Coba gratis IPOS di sini.

Kata kunci : Aplikasi Toko Ritel dan Grosir, Software Toko dan Grosir, Software Toko Lengkap, Software Toko Murah, Software Kasir, Aplikasi Kasir, Software Toko IPOS, IPOS 5, IPOS 4

Saya mau bertanya ke WhatsApp sales IPOS

atau

Saya mau coba gratis IPOS