Cara Melakukan Stock Opname Secara Efisien – Setelah mengetahui apa itu stock opname dan mengapa kegiatan ini penting bagi sebuah bisnis maka kini saatnya Anda mengetahui bagaimana cara melakukan stock opname yang benar, agar hasilnya akurat.
Namun, perlu Anda ketahui bahwa tidak semua stock opname berlaku untuk seluruh jenis bisnis mengingat karakteristik yang berbeda-beda. Hanya saja metode warehouse managemenet yang digunakan turut pula mempengaruhi prioritas dalam pencatatan stok barang.
Untuk memudahkan, cara melakukan stock opname akan dibagi menjadi dua tahap, yaitu tahap persiapan dan tahap pelaksanaan
Apa yang Harus Disiapkan Sebelum Stock Opname?
Pada tahap persiapan, biasanya dilakukan jauh-jauh hari, sekitar satu minggu sebelum proses stock opname. Di tahap ini, komunikasi akan lebih banyak dilakukan dengan orang gudang. Berikut beberapa hal yang sebaiknya Anda lakukan:
1. Buatlah jadwal stock opname terlebih dahulu. Dengan begitu ada pegangan atau aturan yang pasti tentang kapan stock opname harus dilakukan dan kapan proses restock dapat dilakukan.
2. Persiapkan alat penunjang yang dibutuhkan. Alat-alat yang dimaksud bisa berupa buku catatan, sticker barcode, barcode scanner atau pun tag. Anda bisa menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan alat penunjang tersebut.
3. Menginstruksikan staff gudang untuk merapikan stok dengan menatanya sesuai kode dan jenis barang. Sehingga ketika melakukan stock opname tidak terjadi kerancuan karena masalah lokasi barang yang tidak beraturan.
4. Bentuk dua tim terdiri dari pegawai yang paling kompeten untuk melakukan stock opname. Kedua tim memiliki dua tugas yang berbeda. Tim pertama adalah tim lapangan yang bertugas untuk menghitung manual semua barag yang tersimpan, sementara tim kedua adalah tim admin yang bertugas mencocokkan hasil penghitungan dan memasukkannya ke dalam data entry.
5. Memisahkan barang-barang yang tidak perlu dihitung pada saat stock opname. Barang-barang yang tidak perlu dihitung diantaranya, (1) barang/stok yang masuk selama proses stock opname, atau yang masuk setelah tanggal cut off stock opname. (2) Barang yang bersifat titipan dari pihak lain atau yang biasa disebut sebagai konsinyasi. (3) Barang rusak yang sudah tidak bisa diretur sehingga nilainya disepakati untuk dihapus. Barang seperti ini sebaiknya juga disendirikannya penyimpanannya di dalam gudang.
Bagaimana Cara Melakukan Stock Opname yang Benar?
Setelah menyelesaikan tahap persiapan, maka anda bisa melakukan stock opname. Untuk memudahkan prosesnya, berikut ini beberapa hal yang harus anda perhatikan dalam melaksanakan stock opname.
1. Pisahkan antara barang lama dengan barang yang baru masuk, fungsinya untuk memudahkan proses penghitungan barang mana saja yang sudah terlalu lama di gudang.
2. Cek secara manual barang-barang yang dicatat.
3. Catat barang apa saja yang mengalami kerusakan atau kedaluwarsa. Barang-barang yang lama mengendap di penyimpan mungkin akan rusak atau tidak lagi layak konsumsi. Oleh karena itu, catatlah barang apa saja yang rusak untuk memudahkan proses restock.
4. Tandai barang-barang yang sudah dihitung untuk menghindari penghitungan ganda, jangan lupa tandai barang mana saja yang telah terhitung dan tercatat.
5. Setelah proses stock opname selesai, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah melakukan pengecekan ulang atas stok yang selisih. Apakah terjadi salah hitung atau memang terjadi selisih atas stok.
Setelah melakukan penghitungan dan pencatatan selesai dan seluruh data match, maka itu artinya tidak ada masalah dan anda bisa melanjutkannya dengan membuat laporan atau berita acara stock opname. Laporan ini berguna bukan hanya sebagai catatan saja, tetapi juga menentukan langkah selanjutnya yang bisa diambil oleh perusahaan. Jika ditemukan adanya kekurangan atau kelebihan stok, maka segera usut temuan tersebut supaya perusahaan tidak merugi.
Stock Opname Ribet? Kata Siapa?
Stock opname memang bukanlah tugas yang mudah. Apalagi jika masih menggunakan pencatatan manual dalam melakukan stock opname. Selain membutuhkan waktu yang lebih lama, pencatatan manual juga lebih mudah salah. Karena itu, disarankan untuk mulai menggunakan teknologi digital dalam melakukan stock opname. Anda dapat menggunakan Program Ipos untuk melakukan stock opname dengan mudah. Dengan fitur-fitur pada menu persediaan, Anda dengan mudah dapat mengetahui stok barang secara realtime. Program Ipos juga bisa membantu Anda menyeting stok minimal sehingga menghindari risiko kehabisan atau kekurangan stok.
Bukan hanya itu, Ipos juga menyajikan data-data seperti produk terlaris, laporan stok opname , kartu stok, grafik penjualan secara harian atau bulanan secara lengkap.
Tenang, seluruh data tersebut bisa diakses dari mana pun dan kapan pun. Tentunya hal ini sangat memudahkan Anda sebagai pemilik usaha, bukan? Jadi tunggu apalagi, coba Program Toko Ipos sekarang juga!
Kata kunci : Aplikasi Toko Ritel dan Grosir, Software Toko dan Grosir, Software Toko Lengkap, Software Toko Murah, Software Kasir, Aplikasi Kasir, Software Toko IPOS, IPOS 5, IPOS 4
