Menangkal Kecurangan Klaim Reimbursement, Simak Tips Jitunya

Menangkal Kecurangan Klaim Reimbursement, Simak Tips Jitunya – Pengertian sederhana reimbursement adalah suatu proses penggantian dana atau uang dalam nominal tertentu dari pihak perusahaan kepada karyawannya.

Kegiatan reimbursement ini kerap kali dilakukan sebagai bentuk klaim atas dana yang dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan perusahaan. Walaupun begitu, setiap perusahaan tentunya memiliki kebijakan tersendiri dalam melakukan reimbursement, mulai dari transportasi, klaim kesehatan, hotel, dan lain sebagainya.

Hal tersebut tentu dilakukan untuk menjaga stabilitas ekonomi perusahaan. Untuk itu setiap karyawan biasanya akan memiliki anggaran reimbursementnya yang berbeda-beda, sesuai dengan posisi dan juga jabatan. Pada kesempatan kali ini, mari bahas secara lebih lengkap tentang reimbursement dan cara menangkal kecurangan klaim reimbursement yang bisa saja dilakukan oleh karyawan Anda.

Pengertian Reimbursement

Sebagian dari kita mungkin belum ada yang mengetahui secara mendalam tentang istilah satu ini. Dilansir dari laman resmi Investopedia, reimbursement memiliki pengertian sebagai suatu bentuk kompensasi yang dilakukan oleh pihak perusahaan untuk pengeluaran yang dikeluarkan dalam jumlah yang lebih oleh pihak karyawan yang menggunakan dana pribadinya.

Saat ada suatu keperluan yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan dan diharuskan untuk menggunakan uang pribadi terlebih dahulu, nantinya pihak karyawan dapat mengajukan reimbursement kepada pihak perusahaan. Sehingga secara tidak langsung nantinya pihak perusahaan akan menggantu rugi uang karyawan dengan beberapa persyaratan. Salah satunya harus memiliki bukti pembayaran berupa invoice, kwitansi, dan lain sebagainya.

Namun, tidak seluruh uang karyawan yang sudah digunakan secara pribadi dapat dirembuirse oleh perusahaan. Umumnya, masing-masing perusahaan memiliki kebijakannya sendiri mengenai hal ini. Untuk itu, setiap karyawan harus mampu memahami kebijakan tersebut ketika ingin mengajukan reimbursement.

Biaya Apa Saja yang Bisa di Reimburse?

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, pada dasarnya setiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri terkait hal apa saja yang dapat direimburse. Namun terlepas dari hal tersebut, beberapa jenis pengeluaran yang biasanya dapat diajukan reimburse, di antaranya :

Penggantian Biaya Bisnis

Penggantian biaya bisnis biasanya dapat Anda ajukan kepada pihak perusahaan. Untuk itu, terdapat banyak contoh jenis pengeluaran yang biasa dilakukan dalam mengganti biaya bisnis. Contohnya Anda membayar perlengkapan kantor, menggunakan tempat sewa, membayar suatu program pelatihan, menggunakan pulsa pribadi untuk menelepon klien Anda, dan lain sebagainya.

Penggantian Biaya Kesehatan

Beberapa perusahaan memnag ada yang menyediakan fasilitas reimbursement dalam bidang kesehatan pada karyawannya ketika mereka mengeluarkan uang untuk biaya kesehatan, perawatan, dan juga obat-obatan. Tetapi ada juga perusahaan yang sudah menyediakan fasilitas berupa tunjangan BPJS atau asuransi kesehatan lainnya kepada karyawan.

Penggantian Biaya Perjalanan Bisnis

Umumnya, setiap karyawan pada jabatan tertentu akan diminta oleh pihak perusahaan untuk melakukan suatu perjalanan bisnis. Dalam melakukan perjalanan bisnis tersebut, sebagai karyawan tentunya Anda akan mengeluarkan berbagai biaya, seperti akomodasi dan transportasi selama pergi ke tempat kerja, dan juga tiket pesawat.

Dalam kondisi ini, Anda dapat mengajukan reimbursement ke pihak perusahaan. Namun, Anda harus memahami bahwa tidak semua perusahaan dapat menerapkan jenis reimbursement satu ini, karena justru perusahaan tersebut sudah memberikan tunjangan berupa transportasi pada karyawan.

Indikator Karyawan Melakukan Kecurangan Klaim Reimbursement

Beberapa karyawan ternyata ada yang tidak jujur dalam mengajukan reimbursement di perusahaan. Untuk itu, dalam hal ini perusahaan harus aktif memantau pengeluaran setiap karyawan yang hendak mengajukan klaimnya. Berikut beberapa bentuk kecurangan yang dapat karyawan Anda lakukan untuk melakukan kecurangan klaim reimbursement.

1. Melakukan mark-up

Karyawan yang curang akan menaikan harga atau menaikan jumlah barang yang dibeli. Hal tersebut perlu diperhatikan oleh perusahaan melalui pengecekan terhadap barang atau kebutuhan yang dibeli. Diperlukan audit yang ketat terhadap hal ini, yaitu dapat menelusur melalui nomor telepon atau bukti pembayaran yang sesuai profil pihak yang mengeluarkan invoice atau bukti pembayaran.

2. Tagihan Berlipat

Biasanya perusahaan menggunakan kartu kredit agar tagihan langsung ditujukan ke perusahaan dan tidak melalui karyawan untuk menghindari mark-up. Akan tetapi penggunaan kartu kredit ini juga biasanya masih bisa diakali oleh karyawan yang curang. Yaitu dengan membuat tagihan yang sama dengan apa yang sudah ditagihkan oleh kartu kredit. Biasanya karyawan masih memegang bukti pembayarannya, hal itu yang biasanya dimanfaatkan oleh karyawan untuk berbuat curang.

Terdapat beberapa indikator yang dapat dijadikan dasar untuk memastikan karyawan tersebut jujut atau curang. Berikut ini adalah beberapa indikator yang bisa digunakan oleh perusahaan.

• Pengeluaran yang dilakukan oleh seorang perusahaan lebih besar daripada pengeluaran karyawan lain dengan jabatan yang sama.
• Mengajukan klaim reimbursement pada berbagai barang atau pengeluaran yang tidak ada hubungannya dengan perusahaan.
• Melakukan mark-up pada berbagai pengeluaran yang harganya murah.
• Menggunakan kartu kredit hingga batasan tertinggi.
• Melakukan double billing.

Tips Jitu Menangkal Kecurangan Klaim Reimbursement

Tujuan utama dari dilakukannya reimbursement adalah untuk memastikan bahwa transaksi pekerjaan yang sudah diadministrasikan dan diselesaikan dapat dilakukan secara efisien, akuntabilitas, dan tepat agar dapat memberikan pekerjaan kepada pihak karyawan.

Berikut ini adalah cara terbaik untuk memproses karyawan yang melakukan kegiatan bisnis guna menangkal kecurangan klaim reimbursement.

Membentuk Kebijakann Proses Penggantian Biaya

Pertama-tama, buatlah kebijakan penggantian biaya yang mudah untuk diikuti dan disampaikan secara jelas kepada karyawan Anda. Hal ini termasuk dengan syarat, pedoman, dan juga jangka waktu dari tanggal dilakukannya transaksi hingga proses pengajuan.

Apabila pihak karyawan membutuhkan persetujuan terlebih dahulu atas pembelian yang dilakukan dengan mengatasnamakan perusahaan, maka buatlah hal tersebut menjadi lebih eksplisit. Untuk kepentingan dan kebaikan kedua pihak, buatlah kebijakan secara terperinci agar pihak karyawan dapat selalu memastikan hal apa yang bisa dan apa yang tidak bisa direimburse.

Selain itu, sediakan kontak yang mudah untuk dihubungi jika karyawan ingin mengajukan pertanyaan atau memiliki masalah terkait reimbursement.

Tentukan Biaya Apa Saja yang Dapat Diklaim

Buatlah aturan yang jelas terkait hal apa saja yang memenuhi syarat sebagai bentuk reimbursement yang sah. Biasanya, klaim yang memenuhi syarat tersebut adalah biaya transportasi dan akomodasi, keperluan kantor, biaya untuk bertemu klien, dan biaya telepon.

Tunjangan lainnya yang bisa ditawarkan kepada karyawan adalah keanggotaan kebugaran.

Buatlah Sistem Reimbursement

Laporan terkait klaim penggantian dana harus dapat diajukan dan juga diselesaikan oleh karyawan serta diajukan kepada HR agar bisa disetujui.  Sesuai dengan kebijakan yang sudah dibuat sebelumnya, bicarakanlah hal apa saja yang diperlukan saat akan melakukan reimbursement, seperti total pembelian, tanggal pembelian, nama penjual, serta informasi lengkap terkait barang yang dibeli.

Selain itu, pihak karyawan juga harus menyediakan catatan yang mendukung klaim agar dapat ditinjau dan juga disetujui, seperti tanda terima, laporan kartu, kredit, faktur, dan hal lainnya. Agar bsia lebih terartur, buatlah sistem terpusat, termasuk proses dalam menggunggah dan mengirimkan bukti pembayaran, baik itu dalam bentuk hardcopy maupun softcopy.

Tetapkan Legitimasi Pengeluaran

Tetapkan dan komunikasikan deadline untuk setiap laporan pengeluaran uang karyawan. Seperti setidaknya maksimal mengajukan klaim seminggu setelah tanggal pembayaran. Beri juga waktu bagi perusahaan untuk meninjau klaim dan pastikan karyawan mematuhi kebijakan yang ada.

Dengan begini, perusahaan dapat mengkomunikasikan dengan karyawan jika ada dokumen yang tidak lengkap, diluar kebijakan atau perbedaan lainnya.

Bayar Penggantian dalam Jangka Waktu

Berikanlah informasi kepada karyawan terkait waktu tunggu dalam menerima pembayarannya secara jelas dan transparan. Berikan juga informasi terkait cara pembayarannya, tunai, cek, atau transfer bank. Seluruh hal tersebut harus bisa diinformasikan secara transparan agar seluruhnya dapat berjalan secara lancar.

Demikianlah penjelasan lengkap tentang reimbursement dan juga tips jitu menangkal kecurangan klaim reimbursement. Baik karyawan dan perusahaan, harus mampu melakukan kegiatan reimbursement ini secara transparan agar pencatatan keuangan perusahaan dapat dilakukan secara rapi dan tidak ada kekeliruan sedikitpun. Nah, untuk membantu Anda dalam melakukan pencatatan keuangan perusahaan, Anda dapat menggunakan software akuntansi dari IPOS.

Dengan penggunaan aplikasi akuntansi ini, maka Anda akan lebih mudah dalam melakukan berbagai proses akuntansi, mulai dari laporan laba rugi, hingga laporan keuangan. IPOS juga akan memudahkan Anda dalam melakukan berbagai proses akuntansi yang rumit. Sehingga Anda dapat mencatat seluruh transaksi laporan keuangan Anda dengan cepat.

Tertarik? Coba gratis IPOS di sini.

Kata kunci : Aplikasi Toko Ritel dan Grosir, Software Toko dan Grosir, Software Toko Lengkap, Software Toko Murah, Software Kasir, Aplikasi Kasir, Software Toko IPOS, IPOS 5, IPOS 4