Mesin Absensi Karyawan : Kenali Sejarah, Manfaat, serta Jenisnya – Karyawan adalah salah satu aset yang paling berharga bagi perusahaan. Perusahaan tidak mungkin dapat mencapai tujuannya untuk sukses tanpa adanya karyawan. Maka, agar perusahaan dapat mencapai tujuan tersebut dengan mudah, HR perlu mengelola sumber daya manusia (SDM) yang ada sebaik mungkin. Salah satu tantangan yang harus dihadapi dalam pengelolaan SDM tersebut adalah memastikan pencatatan absensi menggunakan sistem atau mesin absensi yang paling efektif. Demi menjaga kedisiplinan para karyawan, sebagaian besar perusahaan pasti memasang mesin absensi yang modern.
Mesin absensi karyawan yang ada sekarang tentunya terus mengalami perubahan seiring dengan perubahan jaman. Mulai dari mesin absensi ceklok, fingerprint, manual, absensi online dengan pengenalan wajah, mesin absensi solution, dan beberapa macam mesin absensi lainnya. Perubahan mesin absensi yang dapat dilihat, mulai dari yang paling manual hingga sekarang sudah menggunakan teknologi biometric dengan mengenali fingerprint dan wajah. Masing-masing mesin untuk absen ini hadir dengan kelebihan dan kelemahannya masing-masing.
Namun satu hal yang sama dari semua jenis mesin absensi karyawan adalah agar perusahaan dapat meningkatkan produktivitas karyawan dengan memastikan kehadiran mereka ke tempat kerja.
Di masa sekarang ini, ketika tempat kerja kini adalah ruang yang sangat luas, dan tidak lagi terbatas pada jarak fisik bahkan negara tentu mesin abesn dan sistem absen seara keseluruhan mesti ikut berubah. Lalu bagaimana bentuk adaptasi pada model kerja di masa kini yang diwarnai dengan bekerja jarak jauh?
Dan selain untuk merekam jejak kehadiran para karyawan, apakah mesin absensi karyawan memiliki manfaat lainnya? Serta apa sajakah kelebihan dan kelemahan jenis-jenis mesin absensi yang ada?
Mari simak artikel berikut untuk mengetahui sejarah, manfaat, serta jenis-jenis mesin absensi karyawan yang biasa digunakan oleh perusahaan.
Table of Contents
Sejarah Absensi Karyawan
Apakah Anda penasaran dengan asal-usul atau sejarah adanya mesin absensi karyawan di masa lalu?
Pada tahun 1888, seorang ahli perhiasan, Willard L. Bundy menciptakan mesin pengukur waktu kerja karyawan pertama di Auburn, New York. Kerja kerasnya tersebut kemudian dilanjutkan oleh sang adik yang bernama Harlow E. Bundy. Harlow mengurus Bundy Manufacturing Company, yaitu sebuah perusahaan yang memproduksi mesin absensi karyawan di Amerika. Hingga akhirnya Harlow pension dari pekerjaannya ketika berumur 60 tahun.
Kemudian, Bundy Manufacturing Company akhirnya bergabung dengan International Time Recording (ITR) Company, yaitu sebuah perusahaan perangkat lunak (software) dan juga perangkat keras (hardware) komputer yang ada di Amerika Serikat.
Seiring berjalannya waktu, ITR pun mengubah namanya menjadi Internation Business Machines (IBM). IBM pun terus memproduksi mesin absensi karyawan ciptaan Willard L. Bundy, dan berbagai perangkat komputer lainnya, baik software maupun hardware.
Manfaat Mesin Absensi Karyawan
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, mesin absensi memiliki manfaat untuk merekam jejak kehadiran para karyawan. Akan tetapi mesin absensi ternyata juga memiliki berbagai macam manfaat. Berikut ini manfaat absensi karyawan yang perlu Anda ketahui.
- HR dapat menghitung jumlah absensi karyawan lebih cepat, karena sudah terintegrasi dalam sebuah sistem.
- Perusahaan dapat memantau atau mengawasi kehadiran para karyawannya terutama yang datang terlambat dan pulang lebih cepat dari ketentuan perusahaan.
- Meminimalisir hilangnya datang jika hanya tercatat dalam lembaran berkas pada sistem manual.
- Memberikan tanda bukti kehadiran karyawan dengan akurat.
- Mencegah tindakan kecurangan dalam praktik absensi karyawan.
- Perusahaan dapat mengetahui tingkat kedisiplinan masing-masing karyawan terkait jam istirahat serta jam kerja lembur.
- Membantu dalam penghitungan bayaran gaji dan uang lembur karyawan.
- Mengontrol akses pintu.
Jenis-Jenis Mesin Absensi
Dalam perkembangannya, para pembuat mesin absensi karyawan terus menciptakan berbagai macam jenis mesin absensi baru dengan kecanggihan teknologi yang semakin baik. Berikut ini beberapa jenis mesin absensi karyawan yang perlu Anda ketahui.
Mesin Absensi Digital
Mesin absensi digital sudah dipakai sejak 1970 untuk absensi karyawan oleh beberapa perusahaan. Alat ini memiliki beberapa tombol angka dan huruf. Sebelum dioperasikan, semua karyawan diharuskan untuk mendaftar terlebih dahulu ke dalam sebuah sistem. Setelahnya, mereka membuat kata sandi sendiri.
Cara penggunaan mesin absensi jenis ini sangatlah mudah, para karyawan hanya perlu menggunakan kata sandi yang telah didaftarkan untuk melakukan absen.
Kelebihan dan Kelemahan Mesin Absensi Digital
Berikut ini kelebihan dan kelemahan mesin absensi digital yang perlu Anda ketahui :
Kelebihan
Mesin absensi digital lebih hemat anggaran karena tidak perlu menggunakan kertas pada perhitungan konvensional. Cara menggunakan alatnya pun mudah, yaitu hanya dengan cara memasukan kata sandi dan data tersebut akan tercatat secara akurat oleh sistem.
Kelemahan
Kecurangan masih bisa terjadi jika ada karyawan yang berniat untuk titip absen. Karena ia hanya perlu memberitahukan kata sandinya pada rekan kerja yang ia titipi absen.
Mesin Magnetic Card
Sekitar tahun 1980, terciptalah sebuah mesin absensi karyawan yaitu mesin magnetic card. Mesin ini merupakan perpaduan dari mesin absen manual dan digital. Disamping mesin tersedia slot tambahan untuk menggesek kartu. Dalam penggunaannya, karyawan diharuskan untuk memiliki sebuah kartu untuk melakukan absen.
Kelebihan dan Kelemahan Mesin Magnetic Card
Beberapa kelebihan dan kelemahan dari mesin magnetic card, sebagai berikut :
Kelebihan
Mesin ini memiliki harga yang relatif murah dibandingkan dengan mesin absensi lainnya. Akan tetapi, meskipun harganya murah, kualitas dari mesin ini bisa diperhitungkan karena hanya dengan menggesekkan kartu saja kehadiran karyawan dapat tercatat dengan baik dalam sebuah sistem.
Kekurangan
Tak jauh berbeda dengan mesin digital, mesin ini juga masih memiliki kemungkinan untuk terjadi kecurangan. Karyawan dapat menitipkan kartunya kepada rekan kerjanya untuk dititipi absen. Belum lagi adanya kapasitas pengguna, yaitu hanya sekitar 250 orang saja.
Mesin Absen Berbasis Web
Mesin ini agak sedikit berbeda dengan mesin-mesin yang sudah kita bahas sebelumnya. Keunikan mesin ini adalah mesin absensi ini terletak di dalam komputer setap karyawan. Masing-masing karyawan memiliki username dan password yang berbeda untuk melakukan absen.
Kelebihan dan Kelemahan Mesin Absensi Berbasis Web
Anda harus tahu kelebihan dan kelemahan yang ada pada mesin absensi berbasis web, sebagai berikut
Kelebihan
Keakuratan data pada mesin absensi karyawan jenis ini tidak perlu diragukan. Username dan Password yang hanya bisa digunakan oleh satu orang saja membuat mesin ini dapat mencatat setiap data karyawan dengan baik.
Mesin absensi ini juga dapat diakses dimana saja dan kapan saja selagi karyawan memiliki koneksi internet. Mesin ini sangat cocok untuk perusahaan yang memiliki cabang di berbagai tempat karena sistem absensi ini terintegrasi dimana pun oleh adanya internet.
Kelemahan
Mesin absensi karyawan ini sangat bergantung pada koneksi internet. Jika terjadi pemadaman listrik atau internet yang tidak stabil, maka para karyawan tidak bisa melakukan absen kehadiran. Sehingga mereka terpaksa kembali kepada sistem manual.
Mesin Absen Biometrik
Selanjutnya ada mesin absen biometric atau mesin absen pendeteksi wajah. Mesin absen ini sudah bisa ditemui dikebanyakan kantor. Cara kerjanya jauh lebih canggih daripada pendahulunya, dengan melihat atau mendeteksi karakteristik tertentu yang ada pada wajah manusia tersebut, kemudian mengautentifikasi karyawan saat proses pengabsenan.
Kelebihan dan Kelemahan Mesin Absensi Biometrik
Berikut ini kelebihan dan kelemahan mesin absensi karyawan biometric.
Kelebihan
Pencatatan kehadiran karyawan lebih akurat, pemakaian lebih praktis dan cepat. Keunggulan lainnya yaitu memiliki data penyimpanan yang besar sampai puluhan ribu pengguna.
Kekurangan
Harganya yang cenderung mahal, karena adanya komponen khusus untuk mengenal karakteristik pemakai. Dan terkadang mesin mengalami error ketika sedang mengautentifikasi karyawan.
Mesin Absen Sidik Jari (Fingerprint)
Selanjutnya adalh mesin absen sidik jari atau fingerprint yang mulai populer sejak 1997. Seperti namanya, mesin ini menggunakan bagian sidik jari untuk mengautentifikasi kehadiran karyawan suatu perusahaan.
Kelebihan dan Kelemahan Mesin Absensi Sidik Jari
Anda wajib untuk mengetahui kelebihan serta kelemahan dari mesin absensi karyawan sidik jari, yaitu
Kelebihan
Sidik jari setiap manusia itu berbeda, sehingga mesin ini diyakini dapat meminimalisir kecurangan karyawan yang akan melakukan praktik titip absen. Selain itu, penyimpanan datanya begitu besar sehingga dapat digunakan untuk ribuan karyawan. Mesin ini sangat cocok untuk perusahaan-perusahaan yang memiliki banyak karyawan.
Kelemahan
Dibalik kelebihannya, mesin ini sering mengalami error saat mendeteksi sidik jari karyawan. Bahkan, mesin ini sering gagal mengenali sidik jari karyawan yang telah absen. Sehingga hal tersebut akan sangat merugikan karyawan yang hadir menjadi dianggap tidak hadir. Akhirnya, karyawan yang tidak terdata kehadiran pun harus membuat surat kehadiran dan melaporkannya ke HR perusahaan.
Selain menggunakan mesin absensi karyawan untuk mengontrol produktivitas karyawan, Anda juga dapat memanfaatkan perkembangan teknologi lainnya untuk mempermudah segala aktivitas operasional perusahaan Anda. Yaitu dengan IPOS yang hadir untuk bantu Anda memantau serta mengelola usaha agar lebih terarah dengan memanfaatkan fitur-fiturnya.
Dengan banyak manfaat yang Anda dapatkan ketika menggunakan IPOS, perusahaan Anda akan lebih mudah berkembang ke depannya.
Coba gratis IPOS di sini.
Kata kunci : Aplikasi Toko Ritel dan Grosir, Software Toko dan Grosir, Software Toko Lengkap, Software Toko Murah, Software Kasir, Aplikasi Kasir, Software Toko IPOS, IPOS 5, IPOS 4
