Purchase Order dan Invoice, Sudah Tahu Bedanya? – Dalam menjalankan usaha, Anda tidak akan terlepas dari istilah purchse order dan invoice. Dua hal ini akan selalu hadir dalam keseharian Anda di kantor, terutama dalam proses supply chain management untuk memastikan bahwa stok dan barang perusahaan tetap stabil. Namun sayangnya, masih ada banyak orang yang belum paham apa perbedaan di antara kedua terminologi ini. Meski isinya kurang lebih sama, namun purchase order dan invoice memiliki sejumlah perbedaan mendasar di antara keduanya.
Sebagai salah satu persiapan sebelum berhadapan dengan vendor saat melakukan pembelian, Anda perlu membaca terlebih dahulu artikel ini.
Table of Contents
Mengenal Apa Itu Purchase Order dan Invoice
Purchase order atau PO adalah dokumen yang berisi konfirmasi resmi dari sebuah pesanan, di mana akan dikirim oleh pembeli dan ditujukan kepada pihak penjual (vendor) dengan tujuan untuk mengotorisasi pembelian.
Secara umum, isi yang ada dalam dokumen tersebut adalah detail mengenai barang apa yang akan Adan beli. Hal ini mencakup nama barang, warna, jumlah, harga, dan informasi penting lainnya. PO sangat penting dibuat untuk memperjelaskan pesanan pembelian dari pihak buyer untuk menghindari kesalahan pesanan saat barang tiba di tempat tujuan.
Sementara, invoice atau juga dikenal dengan nama nota faktur adalah dokumen yang dibuat oleh penjual kepada pemebli yang bertujuan meminta pembayaran atas suatu pembelian. Dokumen ini digunakan sebagai alat penagihan pembayaran oleh penjual kepada pembeli sesuai kesepakatan yang disepakati di dalam pesanan pembelian atau purchase order.
Di dalam invoice berisi rincian barang yang dibeli dari penjual.
Perbedaan Purchase Order dan Invoice
Perbedaan di antara Purchase order dan invoice terbagi menjadi dua. Yaitu berdasarkan fungsi dan berdasarkan isi. Untuk lebih jelasnya, berikut penjelasannya,
Berdasarkan Fungsi
Berikut adalah perbedaan antara PO dan invoce berdasarkan fungsi keduanya.
Purchase Order
- Transaksi dapat dilakukan dengan jelas. Pembeli dan vendor dapat menggunakannya sebagai dasar jika pesanan tidak terkirim sesuai dengan pesanan.
- Mengamankan ketersediaan barang. Penjual akan memastikan barang yang Anda inginkan tersedia, lalu menyimpannya sebelum dikirim pada waktu yang ditentukan.
- Memudahkan pengelolaan pesanan. Jika terdapat masalah pada pengiriman, maka untuk melacaknya menjadi mudah dan pengelolaan pesanan menjadi lebih efektif.
- Membantu membuat anggaran perusahaan. Anda dapat menghitung biaya-biaya yang terjadi dan memasukkannya ke dalam anggaran perusahaan secara keseluruhan. Dengan begitu, uang yang terpakai lebih terkontrol, efektif, serta efisien.
- Audit keuangan. Selain sebagai catatan pengeluaran, hal ini juga bisa menjadi cara untuk membuktikan kepada bank, auditor, atau lembaga perpajakan bahwa perusahaan Anda melakukan transaksi bisnis dengan benar.
- Dokumen yang mengikat secara hukum. Sebagai bukti jika terjadi konflik antara kedua belah pihak sehingga menghindari kesalahan-kesalahan yang akan terjadi di masa mendatang dan merugikan perusahaan.
Invoice
- Memberikan visibilitas bagi perusahaan terkait pengeluaran. Berisi rincian pembelian dengan detail dan tepat sehingga pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan dapat diketahui secara transparan.
- Mengelola pembayaran. Berfungsi untuk melacak pembayaran secara formal karena menunjukkan berapa banyak uang yang sudah dikeluarkan dan invoice tagihan apa saja yang belum dilunasi oleh perusahaan Anda.
- Menagih pembayaran atas barang atau jasa. Berisi informasi yang rinci mengenai pembayaran yang harus dibayarkan oleh suatu perusahaan.
Berdasarkan Isi atau Format
Purchase Order
- Tanggal pembelian
- Nama dan alamat pembeli
- Nama dan alamat penjual
- Nomor purchase order
- Rincian barang atau jasa yang dipesan
- Syarat dan ketentuan transaksi
Invoice
- Tanggal invoice
- Nama dan alamat penjual
- Nama dan alamat pembeli
- Nomor invoice
- Nomor purchase order, jika PO dikeluarkan
- Rincian dan jumlah barang dan jasa yang diberikan
- Harga yang disepakati
- Diskon dan pajak
- Jumlah dan total yang harus dibayarkan
- Syarat dan ketentuan transaksi
- Tanggal jatuh tempo pembayaran
Berdasarkan perbedaan-perbedaan di atas, secara sederhananya berikut perbedaan paling mendasar antara purchase order dan invoice.
- PO dibuat oleh pembeli kepada penjual, sementara invoice dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada pembeli.
- PO adalah dokumen yang berisi detail pemesanan barnag yang ingin dibeli atau jasa yang digunakan. Sementara invoice memuat informasi mengenai penagihan atas barang atau jasa.
- Dokumen PO dikirimkan ketika pembeli memesan barang atau jasa, sementara invoice dikirimkan setelah barang atau jasa selesai dikirimkan atau dikerjakan serta saat tanggal jatuh tempo.
Persamaan Purchase Order dan Invoice
PO dan invoice adalah dokumen yang sangat penting dalam kegiatan transaksi dan keduanya memang memiliki kesamaan, di antaranya :
- PO dan invoice sama-sama menjadi bukti adanya pemesanan dan pembelian barang antara kedua belah pihak (pembeli dan penjual).
- PO dan invoice adalah dokumen penting yang terikat secara hukum karena didalamnya berisi perjanjian atas pembelian dan pemesanan barang antara pihak pembeli dan penjual.
- Informasi yang ada di dalam PO maupun invoice memiliki kemiripan yang berisi daftar rincian pesanan, nama perusahaan, nomor telepon, serta harga yang sudah disepakati.
Pesanan pembelian dan faktur pembelian merupakan bagian yang penting dari proses pembelian. Jika Anda masih merasa kesulitan template purchase order dan invoice, Anda bisa mendapatkan kemudahan dengan bantuan IPOS.
IPOS adalah software toko yang sudah terintegrasi dengan akuntansi sehingga memudahkan Anda terkait dengan proses akuntansi beserta administrasinya. IPOS akan membantu bsinis Anda dalam membuat PO dan invoice dengan template yang mudah dipahami dan sederhana.
Ingin tahu lebih lanjut mengenai fitur-fitur luar biasa IPOS lainnya? Coba gratis IPOS di sini sekarang juga.
Kata kunci : Aplikasi Toko Ritel dan Grosir, Software Toko dan Grosir, Software Toko Lengkap, Software Toko Murah, Software Kasir, Aplikasi Kasir, Software Toko IPOS, IPOS 5, IPOS 4
Saya mau bertanya ke WhatsApp sales IPOS
atau
