Petty Cash Adalah: Definisi dan Penjelasan – Petty Cash atau kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang disediakan oleh perusahaan untuk keperluan pengeluaran yang relatif kecil dan mendesak. Kas kecil digunakan untuk membayar kebutuhan sehari-hari yang tidak terlalu besar nilainya, seperti membeli alat tulis, membayar ongkos kirim dokumen, atau membeli bahan-bahan konsumsi kantor. Petty cash sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional sehari-hari tanpa harus menunggu proses pengeluaran yang lebih formal melalui rekening bank perusahaan.
Table of Contents
Definisi Petty Cash
Petty cash adalah uang tunai dalam jumlah kecil yang disimpan di dalam perusahaan untuk membiayai kebutuhan-kebutuhan kecil yang muncul secara tiba-tiba. Uang ini tidak digunakan untuk pembayaran yang besar, melainkan untuk pengeluaran kecil yang terjadi secara rutin dan membutuhkan pembayaran segera.
Jumlah kas kecil biasanya diatur oleh kebijakan perusahaan dan dapat bervariasi tergantung pada skala usaha serta kebutuhan operasionalnya. Petty cash diisi ulang ketika saldo sudah mendekati habis, sesuai dengan jumlah yang telah dibayarkan sebelumnya.
Penggunaan Petty Cash
Petty cash digunakan untuk berbagai pengeluaran kecil yang tidak memerlukan persetujuan formal atau pencairan dana melalui bank. Berikut adalah beberapa contoh pengeluaran yang dapat dibayar melalui petty cash:
- Pembelian Alat Tulis Kantor: Misalnya, membeli kertas, pulpen, atau toner printer.
- Ongkos Kirim: Biaya pengiriman dokumen atau paket kecil.
- Biaya Transportasi: Ongkos taksi atau biaya transportasi yang dibutuhkan staf untuk urusan pekerjaan.
- Konsumsi Kantor: Pembelian air minum, kopi, atau snack untuk rapat atau kegiatan kecil di kantor.
- Perbaikan Kecil: Pembayaran untuk jasa perbaikan kecil, seperti perbaikan lampu atau alat elektronik ringan di kantor.
Prosedur Pengelolaan Petty Cash
Pengelolaan petty cash memerlukan pencatatan yang tepat agar penggunaan dana ini dapat diaudit dengan baik. Berikut adalah beberapa langkah dalam prosedur pengelolaan kas kecil:
- Penetapan Jumlah Kas Kecil: Perusahaan menetapkan jumlah dana kas kecil yang disimpan di dalam kantor, misalnya Rp1.000.000,-.
- Pencatatan Pengeluaran: Setiap kali kas kecil digunakan, catatan dibuat dengan mencantumkan rincian pengeluaran, seperti tanggal, jumlah uang yang digunakan, dan tujuan pengeluaran.
- Penggantian Kas Kecil: Ketika saldo kas kecil mendekati habis, kasir atau penanggung jawab petty cash akan meminta penggantian dana sesuai dengan jumlah yang telah dibelanjakan.
- Rekonsiliasi: Secara berkala, saldo kas kecil direkonsiliasi dengan catatan pengeluaran untuk memastikan bahwa semua transaksi sudah tercatat dengan benar.
Manfaat Petty Cash
Petty cash memiliki berbagai manfaat yang membuatnya penting untuk operasional sehari-hari dalam perusahaan, di antaranya:
- Mempercepat Proses Pembayaran: Petty cash memungkinkan perusahaan membayar pengeluaran kecil secara cepat tanpa harus melalui proses administrasi yang rumit.
- Menghemat Waktu: Staf tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan uang tunai atau transfer bank untuk membayar kebutuhan kecil, sehingga kegiatan operasional tidak terganggu.
- Kemudahan Pengelolaan: Petty cash memudahkan manajemen untuk mencatat pengeluaran kecil secara terpisah dari kas besar, membuat pelaporan keuangan lebih terstruktur.
Pengendalian Petty Cash
Walaupun jumlahnya kecil, petty cash harus tetap dikelola dengan baik agar tidak disalahgunakan. Pengendalian yang baik dapat dilakukan dengan menetapkan aturan penggunaan kas kecil, melibatkan beberapa pihak dalam proses pencairan, dan melakukan audit secara rutin.
Langkah-langkah pengendalian yang efektif meliputi:
- Menetapkan batas maksimal pengeluaran untuk setiap transaksi.
- Menggunakan bukti pembayaran seperti kuitansi atau nota untuk semua transaksi.
- Melakukan pemeriksaan dan rekonsiliasi saldo kas secara berkala.
- Menugaskan seorang penanggung jawab khusus untuk mengelola kas kecil.
Kesimpulan
Petty cash adalah elemen penting dalam manajemen keuangan perusahaan yang digunakan untuk membayar pengeluaran kecil dan mendesak yang tidak memerlukan pembayaran melalui bank. Dengan pengelolaan yang tepat, petty cash dapat membantu kelancaran operasional sehari-hari dan meminimalkan gangguan karena keterlambatan pembayaran. Namun, pengendalian yang baik tetap diperlukan untuk memastikan bahwa dana kas kecil ini tidak disalahgunakan atau digunakan untuk keperluan yang tidak semestinya.
Transaksi Kasir Lebih Mudah & Efisien dengan Aplikasi IPOS
Untuk mendukung para pengusaha melakukan transaksi kasir dengan lebih mudah dan efisien, Aplikasi kasir IPOS adalah solusi yang tepat untuk Anda. Aplikasi IPOS adalah aplikasi kasir (Point of Sales) yang sudah terintegrasi dengan aplikasi Akuntansi.
Fitur Aplikasi IPOS sangat lengkap yaitu terdiri dari: laporan keuangan lengkap, master data, penjualan, pembelian, perakitan, persediaan, dan lain sebagainya. Tunggu apalagi? Yuk, gunakan Aplikasi IPOS untuk mengelola akuntansi bisnis Anda.
Coba gratis aplikasi IPOS disini.
Toko Lebih Modern dengan Komputer Kasir Berkualitas
Untuk mendukung para pengusaha menjadikan tokonya lebih modern, Trigonal menyediakan paket komputer kasir yang berkualitas. Silahkan mengontak Sales kami untuk berkonsultasi dengan klik tombol WhatsApp.
