Retur Penjualan di IPOS, Begini Cara Mengelolanya dengan Efektif – Dalam kegiatan usaha, khususnya di bidang penjualan, retur penjualan merupakan salah satu aspek yang tidak bisa dihindari. Retur penjualan terjadi ketika pelanggan mengembalikan barang yang telah dibeli kepada penjual, biasanya karena produk tersebut rusak, tidak sesuai dengan pesanan, atau pelanggan merasa kurang puas. Meski sering dianggap sebagai situasi yang kurang ideal, pengembalian ini sebenarnya dapat dikelola dengan baik untuk menjaga kepuasan pelanggan dan kelangsungan bisnis.
Bagi pemilik usaha, memahami konsep pengembalian dan bagaimana cara mengelolanya secara efektif adalah hal yang sangat penting. Proses ini tidak hanya menyangkut pengembalian barang, tetapi juga mencakup pengelolaan data transaksi, pengendalian stok, serta menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai pengertian pengembalian penjualan, proses yang perlu dilakukan, serta tips untuk mengelolanya dengan baik.
Table of Contents
Apa itu Retur Penjualan?
Retur penjualan adalah proses pengembalian barang dari pelanggan kepada penjual karena berbagai alasan. Alasan yang paling umum meliputi barang cacat, tidak sesuai dengan spesifikasi yang dipesan, atau pelanggan berubah pikiran setelah transaksi selesai. Dalam pencatatan keuangan, pengembalian ini biasanya dicatat sebagai pengurang pendapatan penjualan karena barang yang dikembalikan dianggap membatalkan sebagian transaksi.
Proses retur ini biasanya melibatkan beberapa tahapan, yaitu :
Penerimaan Permintaan Retur
Langkah pertama dalam proses retur adalah menerima permintaan dari pelanggan. Permintaan ini bisa diajukan secara langsung di toko fisik atau melalui saluran lain seperti email, telepon, atau aplikasi pesan instan, tergantung pada jenis usaha Anda. Penting untuk mencatat semua detail terkait, seperti nama pelanggan, tanggal pembelian, nomor invoice, dan alasan pengembalian barang.
Proses ini harus dilakukan dengan sikap profesional dan ramah. Pastikan staf Anda mampu memberikan penjelasan terkait kebijakan retur dan mendengarkan keluhan pelanggan dengan baik. Komunikasi yang transparan pada tahap ini sangat penting agar pelanggan merasa dihargai, meskipun mereka menghadapi pengalaman kurang menyenangkan.
Verifikasi dan Evaluasi Barang
Setelah permintaan diterima, langkah berikutnya adalah memverifikasi kondisi barang yang dikembalikan. Penjual perlu memastikan barang tersebut benar-benar memenuhi syarat untuk dikembalikan, sesuai dengan kebijakan retur yang telah ditetapkan. Misalnya, barang yang dikembalikan harus dalam kondisi asli, disertai dengan kemasan lengkap, atau masih berada dalam masa garansi.
Selain itu, evaluasi terhadap penyebab pengembalian barang juga harus dilakukan. Jika barang rusak akibat kesalahan produksi atau pengiriman, retur kemungkinan besar akan disetujui. Namun, jika kerusakan disebabkan oleh kelalaian pelanggan, penjual dapat menolak retur tersebut, dengan tetap memberikan penjelasan yang baik. Keputusan pada tahap ini harus didokumentasikan untuk menghindari konflik di kemudian hari.
Penggantian atau Pengembalian Dana
Setelah retur disetujui, langkah selanjutnya adalah memberikan solusi kepada pelanggan. Umumnya, pelanggan diberikan beberapa opsi, seperti mengganti barang dengan produk serupa, memberikan voucher pembelian, atau mengembalikan dana sesuai nilai transaksi awal.
Penggantian barang biasanya menjadi pilihan utama karena dapat menjaga kepercayaan pelanggan terhadap kualitas produk Anda. Namun, jika pengembalian dana diperlukan, prosesnya harus dilakukan dengan cepat dan akurat untuk menghindari keluhan tambahan dari pelanggan. Fleksibilitas dalam memberikan solusi sangat penting untuk menjaga kepuasan pelanggan, terutama pada usaha kecil dan menengah yang sangat bergantung pada loyalitas konsumen.
Pencatatan dan Penyesuaian Stok
Proses retur penjualan harus dicatat dalam sistem kasir atau akuntansi Anda untuk memastikan data penjualan dan stok tetap akurat. Setiap barang yang dikembalikan perlu dimasukkan kembali ke dalam inventaris atau, jika barang tidak layak dijual kembali, ditandai sebagai stok rusak.
Penyesuaian stok secara otomatis melalui sistem kasir modern dapat menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan manual. Selain itu, pencatatan retur juga membantu dalam pelaporan keuangan, karena retur akan memengaruhi angka pendapatan penjualan dan perhitungan laba. Tahap ini juga memberikan wawasan yang berharga bagi bisnis Anda dalam mengevaluasi pola retur pelanggan dan melakukan perbaikan pada produk atau layanan.
Tutorial Melakukan Retur Penjualan dalam IPOS
Berikut adalah cara untuk melihat data retur penjualan :
- Klik Menu Penjualan,
- Klik Retur Penjualan,
- Akan tampil daftar retur penjualan, untuk informasi detail tentang cara penggunaan dan fungsi dari daftar transaksi klik di sini.
Menambah Data Retur Penjualan Berdasarkan Transaksi Penjualan
- Klik tombol panah pada daftar retur penjualan,
- Mulai masukkan informasi data Tanggal, Dari Kantor Retur, PPN.
- Pilih Pelanggan,
- Kemudian Masukkan Kode Item atau barcode atau apabila Anda tidak mengetahui kode item bisa memasukkan potongan dari kata nama item. Contoh = Nama Item Lengkap “INDOMIE AYAM SFC 70G”, pada kode item ketik potongan kata “mie”, Atau jika ingat beberapa kata depan dan belakang gunakan pemisah “%”, contoh “INDO%70G”, Penting : Item yang dapat retur hanya item/barang yang pernah dibeli oleh Pelanggan yang dipilih di atas.
- Masukkan Jumlah dan Satuan Item yang akan diretur,
- Masukkan Keterangan, Potongan, Pajak, Biaya Lain,
- Tentukan Jenis Pembayaran Apakah Melalui Deposit, Tunai atau Potong Hutang,
- Jika Deposit dan Tunai berarti Item tersebut dikembalikan dengan Pembayaran Cash,
- Jika Potong Piutang maka pengembalian tersebut akan dipotong dengan hutang dari transaksi pembelian yang belum lunas.
- Setelah semua diisi klik tombol “Simpan”.
Mengubah data retur penjualan
- Pilih salah satu data retur penjualan dari daftar,
- Klik tombol edit,
- Lakukan perubahan data,
- Klik tombol “Simpan”.
Menghapus data retur penjualan
- Pilih salah satu data retur penjulaan dari daftar penjualan,
- Klik Tombol “Hapus”.
Mencetak bukti retur penjualan
- Setelah menyimpan data, klik tombol cetak, maka ada pilihan cetak.
- Pilih jenis laporan,
- Klik tombol print,
Berikut adalah contoh laporan bukti retur penjualan :
Pengembalian penjualan bisa menjadi tantangan bagi banyak pengusaha, terutama jika belum memiliki sistem yang mendukung pengelolaan stok dan transaksi dengan baik. Aplikasi kasir seperti IPOS hadir untuk membantu Anda mengatasi tantangan ini. Dengan fitur lengkap seperti pencatatan otomatis, laporan stok yang akurat, dan kemudahan mengelola transaksi retur, IPOS memastikan operasional bisnis Anda tetap efisien dan terorganisir.
Segera gunakan aplikasi kasir IPOS untuk pengalaman pengelolaan usaha yang lebih praktis dan profesional. Dengan IPOS, mengelola retur penjualan bukan lagi masalah, melainkan peluang untuk meningkatkan kepercayaan pelanggan dan mengembangkan bisnis Anda.
Jika Anda mengalami kesulitan dalam memahami atau menerapkan retur penjualan di IPOS, jangan ragu untuk menghubungi Tim Support Trigonal Software. Tim kami siap membantu Anda dengan solusi terbaik untuk memaksimalkan penggunaan aplikasi IPOS.
Hubungi tim kami di sini.
Kata kunci : Aplikasi kasir, Aplikasi kasir terbaik, aplikasi kasir murah, aplikasi kasir android, software toko gratis, software toko grosir, ipos, ipos 4, ipos 5
