Serba-Serbi tentang Invoice, Pebisnis wajib Tahu – Kata invoice atau faktur tentu sudah tidak asing di telinga para pelaku bisnis. Instrumen yang satu ini merupakan sebuah dokumen yang sering digunakan dalam transaksi jual beli, khususnya bagi badan usaha yang terdaftar oleh pajak. Istilah awamnya adalah nota, biasanya badan usaha yang belum terdaftar pajak dan masih konvensional, menggunakan nota sebagai pengganti invoice.
Selain itu, invoice juga dapat dijadikan sebagai acuan untuk menghitung laba rugi sebuah perusahaan. Melihat betapa penting perannya bagi keberlangsungan perusahaan, wajar jika seorang pebisnis harus paham betul serba-serbi tentang invoice.
Oleh karena itu, mari simak serba-serbi tentang invoice yang wajib diketahui oleh pebisnis.
Table of Contents
Pengertian Invoice
Secara Bahasa, faktur atau invoice adalah lembar daftar tagihan yang dikeluarkan penjual ke pembeli. Biasanya invoice muncul saat pembeli menyelesaikan pemesanan dan penjual mengirimkan pesanan tersebut.
Invoice adalah berkas yang berkaitan erat dengan akuntansi. Keberadaan invoice menjadi faktor penting dalam rekam keuangan perusahaan. Karena itu, biasanya invoice cetak dibuat rangkap tiga untuk penjual, pembeli, dan cadangan. Karena demi menjaga keamanan kas masing-masing pihak terlibat.
Bagi sebagian orang, invoice mungkin nampak sama dengan kuitansi. Padahal, kedua dokumen ini sangatlah berbeda. Sesuai dengan pengertian sebelumnya, invoice adalah dokumen transaksi yang berisi perhitungan penjualan dengan pembayaran pada saat waktu yang sudah ditentukan yang diserahkan oleh penjual ke pembeli. Sementara kuitansi adalah tanda bukti yang diserahkan penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan dan diberikan tanda tangan penerimaan uang.
Dengan kata lain, kuitansi diberikan setelah ada penerimaan uang dari pembeli kepada penjual.
Serba-Serbi tentang Invoice : Fungsi Invoice
Faktur merupakan salah satu dokumen terpenting dalam jalannya sebuah usaha. Hal ini dikarenakan beragam fungsi yang dimilikinya, diantaranya :
- Sebagai informasi mengenai rincian barang atau jasa yang dibeli oleh konsumen.
- Sebagai informasi besarnya jumlah tagihan dan waktu untuk pembayaran yang harus dilakukan oleh konsumen.
- Pada kasus tertentu, invoice digunakan sebagai rujukan yang sah sebagai faktur pelaporan pajak atau jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau penghitungan total tagihan.
- Sebagai rujukan yang sah ketika menambahkan bukti transaksi ke pembukuan keuangan perusahaan.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk membuatnya karena dapat memudahkan Anda menghitung berapa pemasukan yang diterima dan menjadi bukti seluruh transaksi pada pembukuan. Melihat betapa pentingnya peran invoice dalam dunia bisnis, maka setiap pengusaha harus memahami betul bagaimana cara pembuatan invoice yang baik dan benar.
Serba-Serbi tentang Invoice : Jenis-Jenis Invoice
Secara umum, jenis invoice dibagi ke dalam tiga kategori utama yaitu invoice biasa, proforma, dan konsuler. Setiap jenisnya memiliki karakteristiknya dan kegunaan sendiri, antara lain :
Biasa
Sering ditemukan dalam transaksi sehari-hari karena bersifat sederhana. Sebuah invoice biasa pada umumnya memuat rincian produk yang dibeli atau dipesan, jumlah, harga satuan barang dan jasa, lalu harga total yang harus dibayar konsumen.
Konsuler
Biasa digunakan untuk keperluan khusus perdagangan internasional. Sehingga invoice ini tidak dapat dicetak sembarangan karena memiliki cap khusus sebagai tanda pengesahan dan persetujuan dari kedutaan besar negara atau perwakilan negara yang dituju.
Proforma
Digunakan apabila barang atau jasa yang dibeli oleh konsumen dikirimkan secara bertahap. Ssetiap kali penjual mengirimkan produk ke pembeli, penjual akan memberikan invoice proforma untuk sementara waktu. Dengan tujuan untuk mengingatkan pembeli agar melunasi pembayaran di kemudian hari.
Setelah seluruh barang dan jasa yang dipesan sudah terkirim, maka penjual akan mengganti invoice proforma dengan yang biasa.
Cara Membuat Invoice yang Benar
Sebuah invoice yang benar bukan hanya bisa memudahkan proses bisnis saja, tetapi juga meningkatkan kredibilitas perusahaan Anda. Sebab, bisnis akan terlihat lebih profesional dan dapat diandalkan.
Hal pertama yang bisa Anda pahami adalah komponen-komponen apa saja yang ada di dalamnya. Sebab, komponen-komponen tesebut yang membuat invoice Anda sah dan layak untuk digunakan. Maka dari itu, pastikan versi usaha Anda buat mencakup komponen-komponen berikut ini :
- Memiliki judul “Invoice” : Sebaiknya Anda menggunakan kata “invoice” sebagai judul atau nama dari dokumen atau tagihan yang diberikan ke pelanggan.
- Nomor unik untuk referensi penjual dan pembeli : Nomor invoice diperlukan untuk digunakan sebagai pembeda antara satu dengan yang lainnya. Nomor ini sangat penting bagi perusahaan Anda, dan juga bagi konsumen.
- Nama dan detail kontak dari pembeli : Nama sangat diperlukan karena dengan adanya nama instansi atau perorangan dari pembeli, invoice baru bisa diberikan kepada pembeli. Selain itu, detail kontak juga menjamin bahwa invoice tersebut tidak error.
- Nama dan detail kontak penjual : Komponen penjual tentunya sangat penting karena jika komponen itu tidak ada, maka tidak dapat digunakan.
- Tanggal Produk Dikirim atau Tanggal Pembelian : Tanggal ini bertujuan untuk membuktikan bahwa produk telah dikirim atau untuk menunjukkan kapan pelanggan membeli produk tersebut.
- Ketentuan dalam Pembayaran : Terdiri dari metode pembayaran, kapan pembayaran harus diterima dan dilunasi, rincian tentang keterlambatan pembayaran, diskon pembayaran awal, dan lain sebagainya.
- Deskripsi Produk : Hal ini sangat penting dari komponen invoice karena dapat membantu penjual dan pembeli mengetahui produk apa yang harus dibayarkan. Komponen ini juga membantu agar tidak ada invoice ganda yang berpotensi merugikan salah satu atau kedua belah pihak.
- Harga per unit Produk : Sebenarnya komponen ini tidak wajib ada sebuah Namun bila ada maka invoice yang Anda buat akan jadi semakin baik. Karena, pembeli mendapatkan rincian harga yang harus dibayarkan.
- Jumlah Total yang Harus Dibayarkan : Hal ini diperlukan agar memudahkan pelanggan.
Serba-Serbi tentang Invoice : Cara Mudah Membuat Invoice dengan Software
Itulah serba-serbi tentang invoice yang wajib Anda ketahui sebagai pebisnis. Bagi para pebisnis yang baru saja memulai usaha, membuat invoice sendiri mungkin akan terasa membingungkan. Karena banyaknya hal detail yang harus tercakup. Namun, Anda tidak akan menemui kesulitan dalam membuat faktur jika Anda sudah menggunakan IPOS sebagai software toko Anda.
Bersama IPOS, Anda akan sangat terbantu dalam mengurus invoice karena dapat mengakses seluruh data penjualan dengan mudah. IPOS juga memliki banyak fitur yang dapat membantu Anda dalam mengurus pembukuan dengan lebih mudah, termasuk membuatkan invoice secara otomatis untuk setiap pembelian.
IPOS juga bisa bantu Anda melakukan pengecekan stok dan memantau cabang-cabang dari bisnis Anda. Sehingga Anda tidak perlu buang-buang waktu untuk mengecek laporan atau catatan. Dengan begitu Anda jadi memiliki banyak waktu untuk mengerjakan hal-hal lainnya.
Jadi tunggu apalagi? Coba gratis IPOS di sini sekarang!
Kata kunci : Aplikasi Toko Ritel dan Grosir, Software Toko dan Grosir, Software Toko Lengkap, Software Toko Murah, Software Kasir, Aplikasi Kasir, Software Toko IPOS, IPOS 5, IPOS 4
